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Expertenwissen - Wann darf der Aufsichtsrat sich Rat holen?

Treten im Aufsichtsrat Fragen auf, deren Beantwortung besondere Expertise erfordert, können unter bestimmten Voraussetzungen auch externe Spezialisten zugezogen werden. Doch worauf sollte der Aufsichtsrat bei der Zuziehung von Beratern oder Sachverständigen achten?

Zuziehung durch den Aufsichtsrat oder durch ein Aufsichtsratsmitglied

Fehlt es dem Aufsichtrat bzw. seinen Mitgliedern an erforderlichen Sachverstand, um mit der gebotenen Sorgfalt schwierige Fachfragen beurteilen zu können, ist die Beauftragung eines Beraters aufgrund eines Aufsichtsrats- oder Ausschussbeschlusses regelmäßig zulässig (vgl. § 111 Abs. 2 S. 2 Hs 2AktG). Allerdings muss sichergestellt sein, dass der Berater die ihm zu erteilenden Informationen vertraulich behandelt. Der Aufsichtsrat ist ebenfalls berechtigt, bei seinen Sitzungen sowie denen der Ausschüsse Sachverständige hinzuzuiehen (vgl. § 109 Abs. 1 S. 2 AktG).

Anders sieht das bei der Beauftragung von Sachverständigen durch einzelne Aufsichtsratmitglieder aus. Ein Recht zur Beauftragung eines Dritten besteht grundsätzlich nicht. Allerdings ist allgemein anerkannt, dass sich in der Praxis Situationen ergeben können, in denen ein einzelnes Aufsichtsratsmitglied an einer entweder geplanten oder schon getroffenen Entscheidung des Aufsichtsrats begründete Zweifel hegt, bzw. diese für unzulässig hält, ihm aber die notwendige fachliche Kompetenz fehlt, um die Frage selbst beantworten zu können (vgl. Semler/v Schenck, Arbeitshandbuch für AR-Mitglieder, 4.Auflage, §7 Rn.121 ff). Denkbar ist dies, wenn das Aufsichtsratsmitglied mit gravierenden negativen Auswirkungen für das Unternehmen rechnet, aber ein starker Aufsichtsratsvorsitzender keine offene Diskussion oder Opposition gegen eine von ihm favorisierte Maßnahme zulässt. Kann nach pflichtgemäßer Einschätzung einzelner Aufsichtsratsmitglieder nur durch das Einschalten eines Experten Schaden vom Unternehmen oder eine persönliche Haftung der Aufsichtsratsmitglieder vermieden werden, so kann die Einschaltung als zulässig angesehen werden, mit der Folge, dass das Unternehmen die Kosten dafür trägt.

Im Normalfall aber wird das Aufsichtsratmitglied, das Zweifel an der Richtigkeit einer Entscheidung des Aufsichtsrats hegt, sich eher darauf zurückziehen, seine Bedenken zu äußern und sich bei der Abstimmung entsprechend zu positionieren. Entweder durch Ablehnung oder Stimmenthaltung.

Die Beauftragung externer Dritter durch ein einzelnes Aufsichtsratsmitglied ist jedenfalls immer dann unzulässig, wenn hierdurch gegen das Gebot persönlicher Amtsausübung gemäß § 111 Abs. 6 AktG verstoßen wird. Eine Beratung die lediglich aus Effizienzgründen und somit zum Zwecke der Zeiterspranis erfolgt, verbietet sich von Haus aus.

Wann besteht Beratungsbedarf?

Fehlt die erforderliche Expertise im Aufsichtsrat um schwierige Fachfragen zu erfassen oder übersteigt der erforderliche zeitliche Aufwand zur Einarbeitung alle Möglichkeiten, kann die Zuziehung des Experten in Einzelfall sogar zur Pflicht werden (vgl. Semler/v Schenck, Arbeitshandbuch für Aufsichtsratsmitglieder, 4.Auflage, §7 Rn.121 ff). Wer, z.B. kann im Aufsichtsrat innerhalb eines angemessen kurzen Zeitraums schon tatsächlich die Frage nach dem etwaigen Vorliegen einer Insolvenzreife beantworten? Am häufigsten werden als Sachverständige Rechts- und Steuerexperten beauftragt. Zu beobachten ist, dass auch die Beauftragung von Vergütungsberatern zunimmt, wenn es um die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung geht. Die Entscheidung über die Zuziehung des Experten, setzt u.a. eine ausreichende Sensibilität im Hinblick auf den bestehenden Beratungsbedarf und somit Erfassen der sich stellenden Fragen und eine realistische Einschätzung der eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten voraus. Nicht zu unterschätzen ist auch, dass das Bekenntnis gegenüber Dritten, auf fachliche Hilfe angewiesen zu sein, auch eine Frage der Überwindung ist (vgl. Selter, Die Beratung des Aufsichtsrats und seiner Mitgliedere, 1. Auflage 2014, Rn. 953). Denn gleichermaßen kann damit verbunden werden, dass man dem Aufsichtsrat bzw. seinen Mitgliedern die Befähigung für das Amt mangels erforderlichem Sachverstand insgesamt abspricht. Dies mit allen Konsequenzen, die sich hieraus ergeben können, wie z.B. Abberufung oder Haftung auf Schadensersatz (vgl. Selter, Die Beratung des Aufsichtsrats und seiner Mitglieder, 1. Auflage 2014, Rn. 953).

Der unabhängige und fachlich qualifizierte Berater

Der Berater muss „für die zu klärenden Fragen" fachlich qualifiziert sein. Ehemals hat der Bundesgerichtshof (BGH) die Auffassung vertreten, dass eine sogenannte Berufsträgerschaft erforderlich ist, um dem Anspruch der fachliches Qualifizierung gerecht zu werden. Diese Ansicht hat der BGH zwischenzeitlich aufgegeben. Dennoch muss die Qualifikation des Beraters unbestritten vorliegen. Ein rein subjektiver Eindruck oder eine Empfehlung genügen nicht. Der Aufsichtsrat muss sich vielmehr ein eigenes Meinungsbild machen können und damit Gewissheit über die Qualifikation verschaffen. Strittig ist, ob es genügt, wenn der Experte, die Gesellschaft bereits in ähnlichen Angelegenheiten erfolgreich beraten hat. Zumindest bedarf es auch hier der Prüfung und Entscheidung im Einzelfall. Ein bestimmter Fachanwaltstitel kann, muss aber nicht immer ein Qualitätsausweis sein. Andererseites kann es z.B. bei einer komplizierten und speziellen Rechtssfrage nicht ausreichen, einen Rechtsanwalt zu beauftragen, der als Generalist bekannt ist und auch so in Erscheinung tritt. Der Aufsichtsrat muss sich vielmehr über das konkrete Betätigungsfeld des Beraters informieren. Dazu gehört z.B. die Konsultation anderer Berater oder Organmitglieder anderer Gesellschaften, zu denen vertrauensvolle Beziehungen bestehen, oder eine Internetrecherche (vgl. Selter, Die Beratung des Aufsichtsrats und seiner Mitgliedere, 1. Auflage 2014, Rn. 953).

Der Sachverständige muss nicht nur fachlich qualifiziert, sondern außerdem auch noch unabhängig sein. Ob Syndikusanwälte diese Voraussetzungen erfüllen, ist umstritten. Während die eine Seite auf deren anwaltliche Unabhänigkeit, die aufgrund berufsrechtlicher Vorschriften besteht, verweist, blickt die andere Seite skeptisch auf das Anstellungverhältnis das mit den Syndikusanwälten besteht. Syndikusanwälte unterliegen trotzallem der Weisung der Geschäftsleitung.

Fazit:

Es bestehen viele Möglichkeiten sich im Rahmen der Aufsichtsratsarbeit dem Fachwissen Dritter zu bedienen. Als einzelnes Aufsichtsratsmitglied und insbesondere als Arbeitnehmervertrteter im Aufsichtsrat, sollte man bei der Beiziehung eines Sachverständigen größte Vorsicht walten lassen. Auch wenn es gerade für die Arbeitnehmervertreter sinnvoll und zielführend wäre, die eigene Einschätzung durch Expertenwissen zu untermauern, um ihr hierdurch mehr Gewicht zu verleihen, ist die Gefahr, am Ende die Kosten tragen zu müssen oder sich im Enstfall auch noch schadensersatzpflichtig zu machen, einfach zu groß.