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Datenschutzinformationen für Online-Seminare nach Art. 13 DSGVO

 

Mit Hilfe der folgenden Hinweise informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie an einem unserer Online-Seminare teilnehmen.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG
Prof.-Becker-Weg 16
82418 Seehausen a. Staffelsee

E-Mail-Adresse: info@ifb.de
Telefon: (0 88 41) 6112-0

Die Datenschutzerklärung der ifb GmbH & Co. KG ist unter www.ifb.de/ifb-datenschutz abrufbar.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter obiger Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail unter datenschutz@ifb.de.

 

Technische Durchführung unserer Online-Seminare

Zur Durchführung unserer Online-Seminare setzen wir die Anwendung „Microsoft Teams“ des Anbieters Microsoft Inc. ein. 

Die Teilnahme kann über die Desktop App dieses Anbieters erfolgen, alternativ über eine mobile App. Den Link zum Download der App erhalten Sie in der Anmeldebestätigung. Weiterhin wäre die Teilnahme auch über einen Internet Browser möglich. Alle gängigen Internet Browser bieten die technischen Basisfunktionen an, die für eine erfolgreiche Teilnahme nötig sind.

Hinweis: Sollten Sie die Internetseite von Microsoft aufrufen, so ist dieser Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein solcher Aufruf ist eventuell erforderlich, um sich die Desktop App herunterzuladen. Die Nutzung von „Microsoft Teams“ ist zudem abhängig von der Art des von Ihnen verwendeten Office 365-Dienstes. 

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft erhalten Sie unter https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Soweit Ihre Daten bei der Anmeldung zu unserem Online-Seminar durch Microsoft verarbeitet werden, erfolgt dies im Verhältnis als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dabei werden die Daten im rechtlich zulässigen Rahmen in Deutschland, in der EU und in den USA verarbeitet. Speziell für die Datenverarbeitung in den USA wurde ein angemessenes Schutzniveau durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln hergestellt.

 

Zweck der Datenverarbeitung

Wir nutzen die Anwendung „Microsoft Teams“, um Online-Seminare bzw. Webinare durchzuführen und dadurch unsere vertraglichen Pflichten Ihnen als Teilnehmer gegenüber zu erfüllen.

Eine Nutzung der Daten für einen anderen Zweck oder eine Übermittlung an sonstige Dritte findet von Seiten der ifb GmbH & Co. KG nur statt, sofern dies gesetzlich zulässig ist oder der Nutzer ausdrücklich eingewilligt hat.

 

Datenkategorien

Bei der Teilnahme an einem Online-Seminar werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
  • Angaben zum Benutzer: Im Rahmen des gebuchten Online-Seminars ist die Angabe Ihres vollständigen Namens und Ihrer E-Mail-Adresse notwendig. 
  • Metadaten des Online-Seminars: Thema, Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte- und Hardware-Information.
  • Im Falle einer Aufzeichnung: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
  • Bei Telefoneinwahl: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben die Möglichkeit, Chat- und Fragefunktionen zu nutzen. Ihre Texteingaben werden verarbeitet, um diese im Online-Seminar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Die Beteiligung am Chat ist freiwillig. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Seminars die Daten des Mikrofons bzw. der Videokamera Ihres Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon natürlich jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

 

Umfang der Datenverarbeitung: 

Der Umfang der Datenverarbeitung hängt in erster Linie davon ab, welche Daten Sie vor oder während der Teilnahme bekanntgeben. 

Hinweis zum Umfang der Datenverarbeitung bei einer Aufzeichnung: Online-Seminare und Webinare können aufgezeichnet werden, um Sie Ihnen anschließend zur Verfügung zu stellen. Wenn eine Aufzeichnung erfolgt, wird Ihnen das während des Online-Seminars durchgehend und transparent angezeigt. Der Referent ist zudem angehalten, dies anzukündigen. Für die Aufzeichnung und Nachbearbeitung können auch Fragen der Teilnehmer, die im Online-Seminar gestellt wurden, verarbeitet werden. 

Hinweis zum Umfang der Datenverarbeitung bezüglich des Chats: Der Chat eines Online-Seminars bleibt in dieser Veranstaltung gespeichert. Mit Hilfe des Zugangs-Links wäre es theoretisch einem Dritten möglich, darauf zuzugreifen. Wir sperren jedoch die Zugangsmöglichkeit zu einem abgelaufenen Online-Seminar nach einer angemessenen Zeitspanne. Ein dauerhaftes Löschen des Chats wird von Microsoft Teams aktuell noch nicht unterstützt. Die Verarbeitung von Chatdateien eines abgelaufenen und gesperrten Online-Seminars findet von unserer Seite her nicht statt.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet ebenfalls nicht statt.

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung: 

Für Teilnehmer unserer Online-Seminare und Webinare ist Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung der Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also die Erfüllung eines Vertrages im Rahmen der Vertragsbeziehung. Diese Rechtsgrundlage gilt auch für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Referenten und Seminarleiter, soweit sie freiberuflich für die ifb GmbH & Co. KG tätig sind.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung im Rahmen einer freiwilligen Nutzung von Videokamera, Mikrofon oder Chateingaben durch den Teilnehmer findet diese auf Grund unseres berechtigten Interesses an einer inhaltlich vollständigen und schlüssigen Videoaufzeichnung bzw. an einem für unsere Kunden optimalem Erlebnis und Verlauf des Online-Seminars statt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die abhängig Beschäftigten der ifb GmbH & Co. KG ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung der § 26 BDSG, also die Verarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

 

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die in Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Seminaren oder Webinaren verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht dafür bestimmt sind.

Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von diesen Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist. 

 

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Teams ist eine Anwendung von Microsoft Inc. (Walter-Gropius-Str. 5, 80807 München bzw. One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA). Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann somit auch in einem Drittland stattfinden. Wir haben mit Microsoft einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Speziell für die Datenverarbeitung in den USA wurde ein angemessenes Schutzniveau durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln hergestellt.

 

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich, wenn kein Erfordernis mehr für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen. Sollten gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Besonderer Hinweis: Videoaufnahmen von Teilnehmern, die im Rahmen spezieller Online-Seminare zu bestimmten Themen unseres Fachbereichs „Rhetorik und Kommunikation“ in der ifb-Mediathek gespeichert wurden, werden genauso wie die Aufnahmen in unseren Rhetorik-Studios auf Präsenzseminaren nach spätestens 12 Monaten gelöscht.

 

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stehen Ihnen als betroffener Person verschiedene Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO. Ausführliche Informationen zu allen Ihnen zustehenden Rechten erhalten Sie in unserer ifb-Datenschutzerklärung. Diese ist unter www.ifb.de/ifb-datenschutz in ihrer aktuell gültigen Fassung abrufbar.

 

Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontakt siehe oben) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Behörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Postfach 1349
91504 Ansbach
Telefon: 0981/180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

 


Bearbeitungsstand dieser Information: 10. März 2021 – Version 1.1