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E-Mail

Rechtsquellen

§§ 126, 126a, 126b BGB, , § 32 Abs. 1 BDSG

Begriff

Die Abkürzung steht für Electronic Mail (Elektronische Post) und bezeichnet eine elektronisch über das Internet übertragene briefartige Nachricht.

Erläuterungen

Übermittlung von Informationen und Willenserklärungen

E-Mails sind in den Betrieben sowohl für den internen als auch externen Austausch von Informationen unverzichtbar. Auch Willenserklärungen können per E-Mail über das Intranet oder Internet versandt werden. Bestimmt ein Gesetz, dass eine Erklärung in Schriftform abzugeben ist, kann sie nur dann per E-Mail übermittelt werden, wenn die elektronische Form per Gesetz nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist (§ 126 Abs. 3 BGB). Unzulässig ist die elektronische Form z. B. für Kündigungserklärungen und Aufhebungs-(Auflösungs-)verträge (§ 623 BGB), Niederschriften der wesentlichen Arbeisbedingungen (§ 2 NachwG) sowie für die Ausstellung von Arbeitszeugnissen (§ 109 GewO). Die Erklärung muss den Namen des Erklärenden enthalten und mit einer Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein (§126a BGB).

Ist für eine schriftlich vorgeschriebene Erklärung Textform ausreichend, ist die Übermittlung per E-Mail zulässig und rechtswirksam, sofern die Person des Erklärenden genannt und durch Nachbildung der Namensunterschrift (z. B. „gezeichnet Meyer“) oder anders (z. B. „Ende der Erklärung“) der Abschluss der Erklärung erkennbar ist (§ 126b BGB). Eine per E-Mail übermittelte Willenserklärung gilt dann als zugegangen, wenn sie auf dem Computer des Empfängers gespeichert, also in dessen Mailbox abgelegt ist und er die Möglichkeit hatte, von der Nachricht Kenntnis zu nehmen.

Private E-Mails

Gestattet der Arbeitgeber Arbeitnehmern, private E-Mails zu versenden und zu empfangen, gilt er als Diensteanbieter im Sinne des Telemediengesetzes (§ 2 Nr. 1 TMG). In diese Funktion darf er personenbezogene Daten des Nutzers nur erheben und verwenden, soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme von Telemedien zu ermöglichen und abzurechnen. Inhalte, Gesprächspartner und Adressaten dieser privaten Kommunikation sind danach tabu (§ 15 Abs. 1 TMG). Dies gilt nicht für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr (§ 11 Abs. 1 TMG). Die unerlaubte private E-Mail-Nutzung kann den Arbeitgeber zur Kündigung berechtigen. Die Überwachung der privaten E-Mail-Korrespondenz am Arbeitsplatz kann auch dann gegen das Recht des Arbeitnehmers auf Achtung des Privatlebens (Art. 8 EMRK) verstoßen, wenn eine private E-Mail-Kommunikation untersagt ist. Die Überwachung muss in jedem Fall verhältnismäßig sein. Das setzt regelmäßig voraus, dass der Arbeitnehmer vorab über die Möglichkeit sowie über Art und Umfang der Überwachung informiertworden ist (EGMR 5.9.2017, Beschwerde-Nr. 61496/08). Der Einsatz eines Software-Keyloggers, mit dem alle Tastatureingaben an einem dienstlichen Computer für eine verdeckte Überwachung und Kontrolle des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden, ist unzulässig (§ 32 Abs. 1 BDSG), wenn kein auf den Arbeitnehmer bezogener, durch konkrete Tatsachen begründeter Verdacht einer Straftat oder einer anderen schwerwiegenden Pflichtverletzung besteht (BAG v. 27.7.2017 - 2 AZR 681/16).

Bezug zur Betriebsratsarbeit

Anspruch des Betriebsrats

Der Arbeitgeber hat dem Betriebsrat für die laufende Geschäftsführung im erforderlichen Umfang Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung zu stellen (§ 40 Abs. 2 BetrVG). Darunter fällt auch der Anspruch des Betriebsrats zur Eröffnung eines Internetzugangs und die Einrichtung eigener E-Mail-Adressen. Sofern berechtigte Belange des Arbeitgebers nicht entgegenstehen, kann der Betriebsrat daher die Eröffnung eines Internetzugangs und die Einrichtung eigener E-Mail-Adressen verlangen, ohne darlegen zu müssen, dass diese Kommunikationsmittel  zur Wahrnehmung konkret anstehender betriebsverfassungsrechtlicher Aufgaben erforderlich sind. Der Arbeitgeber ist jedoch grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, dem Betriebsrat unabhängig von seinem Netzwerk einen betriebsratseigenen Zugang zum Internet zur Verfügung zu stellen (BAG v. 20.4.2016 - 7 ABR 50/14).

Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) schreibt für folgende Rechtsgeschäfte Schriftform vor, die durch die elektronischer Form ersetzt werden kann:

  • Beschlüsse der Einigungsstelle (§ 76 Abs. 2 BetrVG),
  • den Abschluss von Betriebsvereinbarungen (§ 77 Abs. 2 BetrVG),
  • den Erlass einer Geschäftsordnung für den Betriebsrat (§ 36 BetrVG),
  • die Übertragung von Aufgaben auf Arbeitsgruppen (§ 28a BetrVG) sowie
  • die Übertragung von Aufgaben auf Ausschüsse zur selbständigen Erledigung (§ 27 Abs. 2 S. 3 BetrVG, § 28 Abs. 1 S.3 BetrVG).

Die Frage, ob die elektronische Form den praktischen Erfordernissen entspricht, muss der Betriebsrat von Fall zu Fall entscheiden.

Schriftlich abzugebende Erklärungen des Betriebsrats gegenüber dem Arbeitgeber zu personellen Einzelmaßnahmen (z. B. Widerspruch zu einer Kündigung, Zustimmungsverweigerung zu einer Einstellung) können in Textform per E-Mail übermittelt werden.

Anspruch der Betriebsratsmitglieder

Der Betriebsrat kann vom Arbeitgeber nicht nur die Eröffnung eines Internetzugangs, sondern auch die Einrichtung eigener E-Mail-Adressen für die einzelnen Betriebsratsmitglieder verlangen. Der Internetzugang dient den Mitgliedern zur Wahrnehmung ihrer Betriebsratsaufgaben z. B bei der Vorbereitung auf Betriebsratssitzungen. Auch die Einrichtung einer E-Mail-Adressen zum Zwecke der externen Kommunikation einzelner Betriebsratsmitglieder mit nicht zum Betrieb gehörenden Dritten kann Teil der Betriebsratstätigkeit sein (BAG v. 14.7.2010 - 7 ABR 80/08).