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Reisekosten

Rechtsquellen

§ 670 BGB, §§ 4 Abs. 5 Nr. 5, 9 Abs. 4a EStG, Lohnsteuerrichtlinien (LSTR) 2011

Begriff

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (LSTR 2011 R 9.4).

Grundsätzliches

Arbeitnehmer haben grundsätzlich Anspruch auf Erstattung der aus Anlass einer Dienstreise entstehenden Reisekosten (§ 670 BGB). Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

  • vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird oder
  • bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Reisekostenangelegenheiten werden meist in betrieblichen Reisekostenrichtlinien, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug kann der Arbeitgeber bei Einzelnachweis die Kosten in voller Höhe steuerfrei erstatten. Im Übrigen können Fahrtkosten für das jeweils benutzte Beförderungsmittel (Fahrzeug) nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) Geltend gemacht werden. Für PKW beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke (§ § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG  i. V. m. § 5 Abs. 2 BRKG).

Verpflegungsmehraufwendungen

Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit), kann er zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale steuerlich geltend machen. Diese beträgt

  1. 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
  2. jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
  3. 12 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist (§ 9 Abs. 4a S. 2 u. 3 i. V. m. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG).

Bei einer Tätigkeit im Ausland treten an die Stelle der Pauschbeträge länderweise unterschiedliche Pauschbeträge (§ 9 Abs. 4a S. 5 EStG). Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen:

  1. für Frühstück um 20 Prozent,
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent

der maßgebenden Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a S.8 ESTG) für einen vollen Kalendertag.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Arbeitnehmer müssen bei Übernachtungen im Inland die Übernachtungskosten grundsätzlich im Einzelnen nachweisen. Arbeitgeber können Übernachtungskosten des Arbeitnehmers bei Einzelnachweis in voller Höhe erstatten. Im Übrigen ist der Pauschbetrag von 20 Euro für jede Übernachtung steuerfrei. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten für ein Frühstück um 20% (= 4,80 Euro) und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40% (= 9,60 Euro) der Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden zu kürzen (R 9.7 LStR 2011).

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner, Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreitet. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen (R 9.8 LStR 2011).

Zusätzliche Aufwendungen

Zusätzliche Aufwendungen für Getränke, Rauchwaren usw. gehören zu den Kosten der persönlichen Lebensführung und sind deshalb nicht erstattungsfähig (BAG v. 15.6.1976 – 1 ABR 81/74). Hat ein Arbeitnehmer durch eine längere Dienstreise eigene Aufwendungen z. B. bezüglich häuslicher Verpflegung und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erspart (Haushaltsersparnis), so können die zu erstattenden Aufwendungen für Verpflegung und Übernachtung auf der Grundlage der Sätze des § 2 Abs. 1 u. 3 der Sozialversicherungsentgeltordnung (SvEV) gekürzt werden. Dies gilt nicht, wenn auf der Grundlage einer betriebliche Reisekostenregelung oder nach steuerlichen Pauschbeträgen abgerechnet wird (BAG v. 29.4.1975 - 1 ABR 40/74).

Betriebliche Regelungen

Betriebliche Regelungen über die Höhe des Aufwendungsersatzes bei Dienstreisen und über entsprechende Pauschalbeträge sind nicht mitbestimmungspflichtig. Dies gilt auch dann, wenn die betrieblichen Spesensätze die lohnsteuerfreien Pauschbeträge übersteigen, die steuerfrei bleiben. Etwas Anderes gilt, wenn der Arbeitgeber eine Zulage für die Reisetätigkeit zahlt, die nicht den Zweck hat, entstandene Kosten in pauschalierter Form abzugelten. Solche betrieblichen Leistungen sind eine Vergütung, deren Regelung mitbestimmungspflichtig ist (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, BAG v. 27.10.1998 - 1 ABR 3/98).

Betriebsratsmitglieder haben nur Anspruch auf die Erstattung von Aufwendungen für Reisen, die zur Wahrnehmung ihrer betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben notwendig sind. Besteht in einem Betrieb eine für die Arbeitnehmer verbindliche Reisekostenregelung, ist sie auch für Dienstreisen von Betriebsratsmitgliedern anzuwenden (BAG 23.6.1975 - 1 ABR 104/73). Eine gegenüber den Arbeitnehmern des Betriebes günstigere oder ungünstigere Regelung verstieße gegen das Gleichbehandlungsgebot (§ 78 Satz 2 BetrVG).

Zusätzliche Fahrtkosten

Fahrtkosten, die einem Betriebsratsmitglied für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betrieb aus Anlass erforderlicher Betriebsratsarbeit (z. B. Teilnahme an Betriebsratssitzung) entstehen, muss der Arbeitgeber nur erstatten, wenn das Betriebsratsmitglied ohne die konkret zu erledigende Betriebsratstätigkeit den Betrieb nicht hätte aufsuchen müssen. Dies gilt auch dann, wenn die Sitzungen außerhalb der persönlichen Arbeitszeit des Betriebsratsmitglieds stattfinden (BAG v. 16.1.2008 - 7 ABR 71/06).

Teilnahme an Schulungsveranstaltungen

Sind bei einer Schulungsveranstaltung die Tagessätze des Veranstalters höher als die der betrieblichen Reisekostenregelung und vom Betriebsratsmitglied nicht beeinflussbar, so hat der Arbeitgeber die höheren Tagessätze zu erstatten (BAG v. 7.6.1984 - 6 ABR 66/81). Betriebsratsmitglieder, die in dieser Eigenschaft eine Dienstreise mit der Bahn unternehmen, haben keinen Anspruch auf Benutzung der 1. Klasse, es sei denn die betriebliche Reisekostenregelung sieht etwas Anderes vor (BAG v 29.4.1975 - 1 ABR 40/74). Dies ist auch im Hinblick auf das Begünstigungsverbot (§ 78 S. 2 BetrVG) gegenüber anderen Arbeitnehmern gerechtfertigt. Zulässig ist jedoch eine Regelung in Reisekostenrichtlinien, die für Betriebsratsmitglieder die Benutzung der ersten Wagenklasse auf Grund ihrer Funktionstätigkeit vorsieht.