Datenschutzhinweise der ifb GmbH & Co. KG für die Nutzung der BR360-App

Allgemeines
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellwert. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir in unserer BR360-App verarbeiten, wie und zu welchen Zwecken wir diese verwenden und welche Rechte Ihnen aus datenschutzrechtlicher Sicht zustehen.

Unsere BR360-App wird im Rahmen der Microsoft-Plattform Microsoft Teams (MS Teams) angeboten. MS Teams ist als Dienst in die Microsoft 365-Suite (M365) integriert und auf dem System des Users von diesem bereitzustellen, da sonst eine Nutzung dieser App nicht möglich ist.

Wenn Sie unsere BR360-App benutzen, findet im Rahmen der Nutzung von MS Teams auch eine Datenverarbeitung durch Microsoft statt. Weitere grundsätzliche Informationen zum Datenschutz bei Microsoft und bei MS Teams erhalten Sie unter https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung, an wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Datenverantwortliche Stelle ist die ifb GmbH & Co. KG, Prof.-Becker-Weg 16, 82418 Seehausen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz betreffend die BR360-App an unseren Datenschutzbeauftragten, Anschrift siehe eben bzw. E-Mail an datenschutz@ifb.de. 

Welche Daten werden erfasst, wie werden sie verwendet und wie lange werden sie gespeichert?

Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten

• Allgemeine Personen- und Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) bei der Erstregistrierung pro Unternehmen/M365-Tenant;
• Online-Daten (IP-Adresse): Wird beim Aufruf der Seite in Web Server-Logs bzw. in Application Insights gespeichert (siehe dazu auch die allgemeinen Datenschutzhinweise des ifb, Link am Ende dieser Information);
• Daten zur Funktion in der Interessenvertretung (z.B. BR-Mitglied, Ersatzmitglied, SBV, JAV): Dabei werden das Geschlecht und ein optionaler Kommentar in einem Freitextfeld pseudoanonymisiert über die M365-Benutzer-ID verarbeitet und gespeichert. Genereller Hinweis: Eine Verknüpfung/Verarbeitung der M365-Benutzer-ID mit weiteren Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adresse) erfolgt nur temporär während der Nutzung der App. Diese Daten werden nicht innerhalb der App abgespeichert.
• Sitzungsdaten: Für einzelne Sitzungen werden Daten wie etwa die M365-Benutzer-IDs der eingeladenen Teilnehmer und Rückmeldeinformationen (Teilnahmeform, Zusage/Absage, Bestehen eines Verhinderungsgrundes, Kommentar) gespeichert. Im Rahmen der Erstellung der Dokumente (Anwesenheitsliste, Protokoll) werden weiterhin temporär Daten aus der M365-Schnittstelle verarbeitet. Diese Schnittstellendaten werden nicht innerhalb der App gespeichert. Das erstellte Dokument wird ausschließlich in der M365-Umgebung innerhalb eines Teams-Kanals auf Kundenseite gespeichert. Ebenso können während des Prozesses der Verwendung der Einladung Daten aus der M365-Schnittstelle verarbeitet werden. Die Einladung wird ausschließlich über die M365-Umgebung des Benutzers versendet und dort gespeichert.
• Ggfs. können durch den Benutzer in Freitextfeldern weitere personenbezogene Daten (z.B. persönliche Anreden; Nennung von Namen in Tagesordnungspunkten etc.) eingetragen werden, die innerhalb der App gespeichert werden.

Zweck der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung der Daten in der BR360-App dient dazu, eine inhaltlich und rechtlich korrekte Sitzungsgestaltung durch das die App verwendende Gremium zu ermöglichen. Weitere Zwecke werden nicht verfolgt.

Dauer der Datenspeicherung:
Grundsätzlich werden die Daten so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Speicherzwecks erforderlich ist. Eine Archivierung, Speicherung bzw. Datensicherung liegt im Verantwortungsbereich des Benutzers unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen. 

Mit der Funktion „Sitzungsdaten löschen“ werden alle Sitzungsdaten für eine konkrete Sitzung (z.B. eine BR-Sitzung) mit Ausnahme der in der Sitzungsübersicht („Alle Sitzungen“) angezeigten Daten endgültig gelöscht. Sitzungsdaten innerhalb der M365-Umgebung des Benutzers (z.B. die Einladung zur Sitzung per MS Teams, erstelle Dokumente, Teams-Kanäle) bleiben durch diese Löschung unberührt.

Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Datenspeicherung erfolgt in Cloud-Datenbanken bei Microsoft-Azure in der Region Westeuropa (Niederlande). 

Weitere Informationen zum Datenschutz
Diese Hinweise geben einen Überblick über spezielle datenschutzrechtliche Themen bei Nutzung der App „Betriebsrat 360“. Weiterführende Informationen zum Datenschutz sind unter www.ifb.de/service/datenschutz abrufbar. Hier erhalten Sie auch Informationen über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO, über Empfänger von Daten sowie über die Orte der Datenverarbeitung.

Stand dieser Information: 24.01.2023