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Die Kommunikation innerhalb des Aufsichtsrats und mit dem Betriebsrat, dem Wirtschaftsausschuss und der Belegschaft

So manches Betriebsratsmitglied vertritt im Aufsichtsrat – quasi auf höchster Ebene – die Interessen der Beschäftigten. Nach welchen Regeln Aufsichtsratsmitglieder den Betriebsrat, den Wirtschaftsausschuss und die Beschäftigten informieren dürfen, und ob es innerhalb des Aufsichtsrats Geheimhaltungspflichten geben kann, darüber berichtet Dr. Michael Bachner.

Häufig stellt sich für Mitglieder eines Ausschusses des Aufsichtsrats die Frage, ob sie gegenüber den übrigen Aufsichtsratsmitgliedern zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Die Antwort hierauf ist deshalb so bedeutsam, weil mitunter versucht wird, für die Aufsichtsratsarbeit bedeutsame Fragestellungen vom Aufsichtsratsplenum auf vorbereitende oder beschließende Ausschüsse des Aufsichtsrats zu verlagern. Auch wenn man berücksichtigt, dass dem Aufsichtsrat regelmäßig über die Arbeit der Ausschüsse zu berichten ist (vgl. § 107 Abs. 3 AktG [Aktiengesetz]), kann es hier zu Informationsdefiziten bzw. -verzögerungen kommen.

Kein Recht und keine Pflicht zur Verschwiegenheit

Eine Pflicht zur Verschwiegenheit zwischen den Mitgliedern eines Ausschusses und den übrigen Mitgliedern des Aufsichtsrats besteht grundsätzlich nicht. Im Gegenteil ergibt sich aus der Berichtspflicht des Ausschusses regelmäßig zugleich ein Recht der übrigen Aufsichtsratsmitglieder auf Information. Hier gilt nichts anderes als innerhalb der Betriebsratsgremien. Deshalb können (und müssen) Ausschussmitglieder Tatsachen, die gegenüber Dritten der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, wie etwa Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, anderen Aufsichtsratsmitgliedern selbstverständlich mitteilen. Dieser Grundsatz der Informations-und Kommunikationsfreiheit zwischen den Mitgliedern des Aufsichtsrats wird auch durch die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (vgl. BGH vom 06.03.1997 – II ZB 4/96) bestätigt. Danach hat die Verschwiegenheitspflicht die Funktion, das Unternehmensinteresse als solches zu schützen. Grund: Dem Unternehmen kann durch die Veröffentlichung geheimhaltungsbedürftiger Tatsachen gegebenenfalls ein materieller Schaden entstehen. Demgegenüber hat die Verschwiegenheitspflicht gerade nicht die Aufgabe, den Willensbildungsprozess und die ungehinderte Aussprache innerhalb des Aufsichtsrats zu behindern oder gar auszuschließen. Die Kommunikation und Informationsweitergabe innerhalb der Organe und zwischen den Organen der Gesellschaft wird deshalb nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht von der aktienrechtlichen Verschwiegenheitspflicht (vgl. §§ 93 Abs. 1 Satz 3, 116 Satz 2 AktG) erfasst.

Die Informations- und Kommunikationsfreiheit ergibt sich auch aus dem Zweck der Bildung von Ausschüssen des Aufsichtsrats. Solche Ausschüsse haben die Aufgabe, die Arbeit im Plenum zu erleichtern. Deshalb haben sie im Wesentlichen vorbereitende Funktion (vgl. § 107 AktG). Außerdem hat der Aufsichtsrat als Ganzes jederzeit die Möglichkeit, an einen Ausschuss übertragene Aufgaben wieder an sich zu ziehen. Dies verdeutlicht ebenfalls, dass der Aufsichtsratsausschuss keine Einrichtung darstellt, für den eine besondere Verschwiegenheitspflicht gilt. Schließlich wird der Grundsatz der Kommunikationsfreiheit zwischen Ausschuss- und Nichtausschussmitgliedern auch durch das in § 109 Abs. 2 AktG enthaltene Recht bestätigt, nach dem Aufsichtsratsmitglieder, die einem Ausschuss nicht angehören, grundsätzlich an den Ausschusssitzungen teilnehmen können. Im Ergebnis heißt das: Durch die Ausübung dieses Teilnahmerechts ist das nicht dem Ausschuss angehörende Mitglied ohnehin jederzeit in der Lage, Kenntnis vom Inhalt und Verlauf der Ausschusssitzung zu erhalten.

Keine Regel ohne Ausnahme

Es gibt Ausnahmen von der Informations- und Kommunikationsfreiheit zwischen dem Aufsichtsrat und seinen Ausschussmitgliedern. Informationen dürfen dann nicht weitergegeben werden, wenn durch die Weitergabe die Gefahr besteht, dass objektive Interessen des Unternehmens bedroht werden. Dies ist nur der Fall, wenn es Anhaltspunkte dafür gibt, dass dem Unternehmen durch die Weitergabe von Informationen an Nichtausschussmitglieder ein Schaden entstehen kann, insbesondere also dann, wenn die konkrete Gefahr besteht, dass das Nichtausschussmitglied geheimhaltungsbedürftige Informationen unberechtigterweise an Dritte weitergibt. Bloße Vermutungen und Mutmaßungen reichen hierfür nicht aus. Ein objektives Geheimhaltungsinteresse des Unternehmens wäre beispielsweise dann denkbar, wenn konkrete Vorfälle die Informationsweitergabe an Dritte wahrscheinlich erscheinen lassen, etwa wenn ein Nichtausschussmitglied und Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat erklärt, er sehe sich aufgrund seiner politischen und sozialen Verantwortung seinen Wählern gegenüber grundsätzlich verpflichtet, aus dem Aufsichtsrat keine Runde von Geheimräten zu machen. Deshalb werde er offensiv und umfänglich über das aktuelle Thema berichten.

Eine weitere Ausnahme vom Grundsatz der Informations- und Kommunikationsfreiheit ergibt sich aus § 109 Abs. 2 AktG. Diese Bestimmung berechtigt den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, ausschussfremde Mitglieder des Aufsichtsrats von der Teilnahme an der Ausschusssitzung auszuschließen. Ein Teilnahmeverbot kann aber nur dann ausgesprochen werden, wenn durch die Kenntnisnahme von Informationen aus dem Ausschuss das objektive Unternehmensinteresse konkret gefährdet ist. Auch hier muss also durch die Teilnahme des Nichtausschussmitglieds die konkrete Gefahr einer Veröffentlichung von geheimhaltungsbedürftigen Tatsachen Dritten gegenüber entstehen. Soweit ein Teilnahmeverbot besteht (und auch nur dann), hat das betreffende Nichtausschussmitglied auch keinen Anspruch auf Einsicht in die Sitzungsunterlagen des Ausschusses. Eine Beschränkung der Informationsweitergabe wirkt jedoch nur gegenüber dem ausgeschlossenen Nichtausschussmitglied, nicht jedoch gegenüber den übrigen Mitgliedern des Aufsichtsrats. Außerdem endet sie, sobald der fragliche Vorgang abgeschlossen ist und eine Geheimhaltungsbedürftigkeit nicht mehr besteht.

Kommunikation mit dem Betriebsrat

Betriebsräte und Beschäftigte haben selbstverständlich ein Interesse daran, über die Tätigkeit im Aufsichtsrat unterrichtet zu werden. Sie sollten nicht erst dann einbezogen werden, wenn es um die (Wieder)Wahl geht. Immerhin werden im Aufsichtsrat häufig Veränderungsprozesse (z.B. Rationalisierungsmaßnahmen) besprochen, die für die Beschäftigten von großer Bedeutung sind. Letztendlich geht es – auch der eigenen Existenzberechtigung wegen – darum, den Beschäftigten und dem Betriebsrat den „Mehrwert“ der Aufsichtsratsarbeit zu vermitteln. Das Kommunikationsrecht zwischen Aufsichtsratsmitgliedern und Mitgliedern des Betriebsrats findet – jedenfalls nach herrschender Auffassung – dann seine Grenze, wenn es sich um Inhalte handelt, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Mitglieder des Betriebsrats sind zwar gemäß § 79 Abs. 1 Satz 3 BetrVG gegenüber den Aufsichtsratsmitgliedern der Arbeitnehmer von der Verschwiegenheitspflicht befreit; eine entsprechende Befreiung in umgekehrter Richtung hat der Gesetzgeber jedoch nicht vorgenommen. Diese Informationssperre gilt auch im Verhältnis zu den Beschäftigten. Umgekehrt bedeutet dies, dass Aufsichtsratsmitglieder offen über ihre Tätigkeit und die Inhalte der Aufsichtsratsarbeit berichten dürfen, solange nicht Inhalte betroffen sind, die der Geheimhaltungspflicht unterliegen. Ob die Aufsichtsratsmitglieder dies in jedem Fall tun wollen, ist eine politische Frage, keine Rechtsfrage. Was tatsächlich der Verschwiegenheitspflicht unterliegt, bestimmt sich nicht nur nach den Interessen der Eigentümer, sondern auch nach den Interessen des Unternehmens – und damit auch der Beschäftigten. Deshalb kann beispielsweise bei einer beabsichtigten Stilllegungsentscheidung eine Verschwiegenheitspflicht entfallen, auch wenn die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat das Gegenteil behaupten. All dies sind Fragen des Einzelfalls und der Einzelfallabwägung.

Formen der Unterrichtung

Für die Unterrichtung gegenüber dem Betriebsrat und den Beschäftigten kommen verschiedene Formen in Frage:

  • Aufsichtsratsratsmitglieder können beispielsweise auf einer Betriebsversammlung über die Tätigkeit des Aufsichtsrats berichten, wenn sie vom Betriebsrat hierzu eingeladen werden.
  • Das gilt auch dann, wenn Aufsichtsratsmitglieder zu einer Gesamtbetriebsrats- oder Konzernbetriebsratssitzung oder einer Betriebsräteversammlung eingeladen werden.
  • In der Praxis häufig sind Aufsichtsrats- Newsletter (z.B. „Der AR informiert!“), die den Beschäftigten per Aushang, Flugblatt oder per E-Mail zugänglich gemacht werden.
  • Schließlich kann auch eine Aufsichtsrats- Seite im Intranet des Unternehmens ein zweckmäßiges Medium sein.

Besondere Rolle des Wirtschaftsausschusses

Nicht immer wird dem Betriebsrat mit der Information über nicht geheimhaltungspflichtige Gegenstände gedient sein. Dann geht es um die Frage, wie die Betriebsratsarbeit auf der einen und arbeitnehmerseitige Aufsichtsratsarbeit auf der anderen Seite am besten verknüpft werden. Hier sollten die betriebsverfassungsrechtlichen Informationsrechte aktiv genutzt werden, wobei dem Wirtschaftsausschuss in diesem Zusammenhang eine besondere Rolle zukommt. Der Wirtschaftsausschuss muss vom Unternehmer nach § 106 Abs. 2 BetrVG rechtzeitig und umfassend über wirtschaftliche Angelegenheiten unterrichtet werden, wenn dadurch nicht Betriebs- und/oder Geschäftsgeheimnisse gefährdet werden. Dies wird angesichts der Verschwiegenheitspflicht der Mitglieder des Wirtschaftsausschusses eine höchst seltene Ausnahme darstellen. Im Einzelnen zählen hierzu unter anderem

  • die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens (Nr. 1);
  • Rationalisierungsvorhaben (Nr. 4);
  • die Einschränkung oder Stilllegung von Betrieben oder von Betriebsteilen (Nr. 7);
  • die Verlegung von Betrieben oder Betriebsteilen (Nr. 8);
  • der Zusammenschluss oder die Spaltung von Unternehmen oder Betrieben (Nr. 9);
  • die Übernahme des Unternehmens, wenn hiermit der Erwerb der Kontrolle verbunden ist (Nr. 9a).

 

Der Wirtschaftsausschuss wiederum muss den Betriebsrat nach § 106 Abs. 1 Satz 2 BetrVG unverzüglich und vollständig unterrichten, wobei er darauf hinweisen sollte, falls der Unternehmer eine bestimmte Information als geheimhaltungsbedürftig bezeichnet hat. Der Betriebsrat steht also, wenn der Wirtschaftsausschuss eine funktionierende Arbeit leistet, nicht mit leeren Händen da – auch nicht bezüglich solcher Vorgänge, die im Aufsichtsrat der Verschwiegenheit unterliegen. Der Betriebsrat muss jedoch den Wirtschaftsausschuss zu einem funktionierenden Instrument seiner Informationsarbeit machen und seinen Informationsanspruch durchsetzen – gegebenenfalls mit den notwendigen betriebsverfassungsrechtlichen Mitteln wie der Anrufung der Einigungsstelle nach § 109 BetrVG. Dabei kann es auch wichtig sein, dass ein arbeitnehmerseitiges Aufsichtsratsmitglied, das zugleich Mitglied des Wirtschaftsausschusses ist, die übrigen Wirtschaftsausschussmitglieder „auf die richtige Fährte“ führt, ohne selbst die aufsichtsrätliche Verschwiegenheitspflicht zu verletzen. Nach einer – allerdings nicht einheitlich vertretenen und gerichtlich nicht entschiedenen – Auffassung ist es auch zulässig, dass ein Aufsichtsratsmitglied der Arbeitnehmer den Wirtschaftsausschuss bzw. den Betriebsrat über einen der Verschwiegenheitspflicht unterliegenden Vorgang unterrichtet, wenn der Arbeitgeber die Information zu Unrecht verweigert.

Hinzuziehung von Beratern

Auch wenn ein Aufsichtsratsmitglied bei komplexen Fragestellungen einen Berater einschalten möchte, stellt sich die Frage nach der Verschwiegenheitspflicht. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH vom 05.06. 1975 – II ZR 156/73) kann die Inanspruchnahme sachverständiger Hilfe durch Aufsichtsratsmitglieder nicht nur gestattet, sondern sogar ein Teil der pflichtgemäßen Amtsausübung sein. Das Aufsichtsratsmitglied muss allerdings schon durch die Auswahl des Beraters einer Weitergabe von vertraulichen Mitteilungen und damit einem Missbrauch vorbeugen. Hier kommt zum einen die Hinzuziehung von Beratern, die kraft Gesetzes einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte), in Betracht. Werden Berater hinzugezogen, die nicht einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, dann muss der Aufsichtsrat sicherstellen, dass sie die Verschwiegenheitspflicht einhalten. Hierfür kommt insbesondere eine vertragliche Geheimhaltungsvereinbarung in Betracht.

Fazit

Aufsichtsratsmitglieder der Arbeitnehmer sollen und müssen den Beschäftigten und dem Betriebsrat von ihrer Aufsichtsratsarbeit berichten, wenn beim Wähler nicht der Eindruck entstehen soll, der Aufsichtsrat sei nichts anderes als eine „Exklusivveranstaltung“ für ausgewählte Arbeitnehmer- und Anteilseignervertreter. Andernfalls laufen insbesondere Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat Gefahr, ihre Legitimation in der Belegschaft zu verlieren. Dabei müssen Sie die Grenzen der Verschwiegenheitspflicht beachten. Diese gilt grundsätzlich auch gegenüber dem Betriebsrat – im Zusammenspiel von Betriebsrat, Wirtschaftsausschuss und Arbeitnehmervertretern im Aufsichtsrat gibt es aber „Auswege“ aus der gesetzlichen Informationssperre.

Quelle

                                   Dr. Michael Bachner

ist Rechtsanwalt in Frankfurt am Main