Plötzlich auch noch Aufsichtsrat

Durch verschiedene Mitbestimmungsorgane soll das Unternehmen geschützt und die Unternehmensentwicklung positiv beeinflusst werden. Dabei gilt es, Managementfehler, Verstöße gegen bindende Vorschriften und die Erzielung einer möglichst hohen Kapitalrendite um jeden Preis zu vermeiden, Risiken und Chancen für das Unternehmen zu erkennen und insgesamt zukunftsfähige Lösungen zu finden.

Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK)

Der Deutsche Corporate Governance Kodex ist die (moralische) Richtschnur, an der sich alle Unternehmen in Deutschland messen lassen müssen.

In der Präambel des DCGK heißt es: „Unter Corporate Governance wird der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung eines Unternehmens verstanden. Der Deutsche Corporate Governance Kodex enthält Grundsätze, Empfehlungen und Anregungen für den Vorstand und den Aufsichtsrat, die dazu beitragen sollen, dass die Gesellschaft im Unternehmensinteresse geführt wird. Der Kodex verdeutlicht die Verpflichtung von Vorstand und Aufsichtsrat, im Einklang mit den Prinzipien der sozialen Marktwirtschaft unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre, der Belegschaft und der sonstigen mit dem Unternehmen verbundenen Gruppen (Stakeholder) für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen (Unternehmensinteresse). Diese Prinzipien verlangen nicht nur Legalität, sondern auch ethisch fundiertes, eigenverantwortliches Verhalten (Leitbild des ehrbaren Kaufmanns).“ 

Der Kodex richtet sich an börsennotierte Gesellschaften und Gesellschaften mit Kapitalmarktzugang im Sinne des § 161 Absatz 1 Satz 2 AktG (Aktiengesetz). Nicht kapitalmarktorientierten Gesellschaften sollen die Empfehlungen und Anregungen des Kodex zur Orientierung dienen.

Der Aufsichtsrat ist ein Pflichtorgan in Aktiengesellschaften, großen GmbHs und Genossenschaften. Bei weitem nicht alle Gesellschaften haben jedoch einen Aufsichtsrat gebildet. Andere Länder kennen die duale Unternehmensverfassung aus Deutschland nicht. In Gesellschaften mit internationalen Eigentümern oder Verflechtungen besteht daher häufig weiterer Aufklärungs- und Überzeugungsbedarf hinsichtlich der Arbeit des Aufsichtsrats. Eine Vereinheitlichung zumindest der europäischen Unternehmensverfassungen ist mittelfristig nicht absehbar.

b)    Auswahl des Vorstands als wichtige Aufgabe des Aufsichtsrats

Mit der Auswahl der Mitglieder des Leitungsorgans ist die wohl wichtigste Aufgabe des Aufsichtsrats bereits genannt. Bei ihrer Erfüllung soll der Aufsichtsrat versuchen, die am besten geeigneten Personen zu finden. Nach Ziffer 5.1.2. des Deutschen Corporate Governance Kodex soll der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auf die Vielfalt achten und z. B. eine Zielgröße für weibliche Vorstandsmitglieder festlegen. In der Praxis unterbreitet nicht selten der Vorstand dem Aufsichtsrat Vorschläge für die Besetzung freier Vorstandsposten.

c)   Geschäftsverteilungsplan im Leitungsorgan

Die Geschäftsverteilung innerhalb des Vorstandes oder der Geschäftsführung kann der Aufsichtsrat unter Berücksichtigung des speziellen Fachwissens der Mitglieder regeln. In diesem Fall werden einem Mitglied des Leitungsorgans für seinen Zuständigkeitsbereich einzelne Entscheidungskompetenzen vom Aufsichtsrat übertragen. Dennoch bleibt der Vorstand trotz einer Ressortaufteilung ein einheitliches Leitungsorgan und in der Gesamtverantwortung für seine Entscheidungen.

d)    Der Vorstand trägt nicht allein die Verantwortung – zustimmungspflichtige Geschäfte

Nach dem Prinzip der „Gewaltentrennung“ obliegt dem Leitungsorgan (also dem Vorstand beziehungsweise der Geschäftsführung) die alleinige Verantwortung für die Leitung des Unternehmens. Von diesem haben Initiativen auszugehen. Dieses Prinzip der Alleinverantwortung des Vorstandes oder der Geschäftsführung kann allerdings durchbrochen werden. Der Aufsichtsrat kann zum Beispiel nach § 111 Abs. 4 AktG die Vornahme von Geschäften mit existentieller Bedeutung für die Gesellschaft von seiner Zustimmung abhängig machen. Das Leitungsorgan darf dann eine solche Grundsatzentscheidung erst umsetzen, wenn der Aufsichtsrat diese zuvor gebilligt hat. Als Beispiele lassen sich Veränderungen strategischer Ziele, Verkauf wichtiger Beteiligungen oder ein Personalabbau großen Umfangs nennen. Wichtige Weichenstellungen für das Unternehmen sind immer zwischen Leitungsorgan und Aufsichtsrat abzustimmen.

e)   Informationen und Berichte für den Aufsichtsrat

Neben der Beratung des Leitungsorgans obliegt dem Aufsichtsrat dessen Überwachung. Die Grundlage der Überwachung bilden die in § 90 AktG aufgeführten Berichte des Vorstands und deren Themen. § 90 Abs. 1 AktG gilt über § 1 DrittelbG und § 25 MitbestG jeweils in Verbindung mit § 90 Abs. 3 AktG auch für Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

Systembedingt ist der Aufsichtsrat für seine Überwachungstätigkeit auf die Informationen durch die Berichte des Vorstandes oder der Geschäftsführung angewiesen. Denn abgesehen von den Arbeitnehmervertretern besteht er aus Personen, die nicht zum Unternehmen gehören. Die Versuchung ist groß, im Bericht an den Aufsichtsrat positive Entwicklungen zu betonen und über negative Tendenzen nur beiläufig zu berichten. Dieses Ungleichgewicht des Wissenstandes können die Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat durch eigene Kenntnisse ausgleichen und sind somit für den gesamten Aufsichtsrat eine wichtige Informationsquelle. Nur sie können aufgrund ihres Wissens aus der Arbeit, z.B. im Betriebsrat oder Wirtschaftsausschuss, gezielt ergänzende Informationsanfragen nach § 90 Abs. 3 AktG an das Leitungsorgan richten.

f)    Betriebswirtschaftliches Wissen erforderlich

Neben der in die Vergangenheit gerichteten Überwachung gemäß § 90 AktG muss der Aufsichtsrat auch die künftigen Risiken und Entwicklungen im Auge behalten. Die Unterstützung durch den Abschlussprüfer in der Aktiengesellschaft hilft hierbei, ferner ist die Bilanzsitzung des Aufsichtsrats ein geeigneter Rahmen, um die Überwachungsfunktion auszuüben. Moderne Kennzahlensysteme und Benchmarking sind ein weiterer Schritt zur Minimierung der Risiken und richtigen Einschätzung der Finanzlage des Unternehmens. Eine Erweiterung von Führungsaufgaben des Aufsichtsrats kann die Überwachung im Konzern bedeuten.

g)    Der Aufsichtsrat und sein Einfluss auf Personalpolitik

Wie in § 90 Abs. 1 Nr. 1 AktG aufgeführt, hat das Leitungsorgan dem Aufsichtsrat insbesondere über die Personalpolitik in Form der Personalplanung zu berichten. Dazu gehören z.B. die nach § 92 BetrVG mit dem Betriebsrat zu behandelnden Felder der Personalbedarfsplanung und Personalentwicklungsplanung.

Der Aufsichtsrat hat zunächst nur die Plausibilität der in den Berichten aufgeführten Daten und Bewertungen zu prüfen. Dabei ist u.a. auf die Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Vorhaben zu achten. Die Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat werden dabei besonders die Auswirkungen etwaiger Vorhaben auf die Mitarbeiter interessieren.

h)   Vorstandsvergütung

In die Zuständigkeit des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft und einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit mehr als 2000 Arbeitnehmern fällt auch die Festsetzung der Bezüge der Vorstände und Geschäftsführer. Damit befassen sich der Grundsatz 23 und die Empfehlungen G.1 bis G.16 des Deutschen Corporate Governance Kodex. Mit einer attraktiven Höhe, Struktur und Ausgestaltung der Vergütung verfolgen die Unternehmen das Ziel, möglichst hoch qualifizierte Manager zu gewinnen, zu Leistungsanstrengungen zu motivieren und an sich zu binden. Dabei hat der Aufsichtsrat unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsprinzips auf die Vertretbarkeit der Kosten zu achten.

Wie wird die Arbeit und Aufgabenverteilung im Aufsichtsrat organisiert? Neben einer Geschäftsordnung gibt dazu unter anderem der Deutsche Corporate Governance Kodex Hinweise und Vorschläge.

Der Aufsichtsrat bildet eines von drei Organen der Gesellschaft. Das Leitungsorgan (Vorstand/Geschäftsführung) kann aus einer Person bestehen. Ebenso kann die Gesellschafterversammlung und theoretisch auch die Hauptversammlung aus einer Person bestehen, wenn die Anteile (Aktien/GmbH-Anteile) alle in einer Hand liegen. Einer Geschäftsordnung bedarf es dann nicht.

Einem Aufsichtsrat gehören hingegen immer mehrere Personen an. Es handelt sich um ein mehrköpfiges Gremium. Deshalb empfiehlt der Deutsche Corporate Governance Kodex in D.1 dem Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft, eine Geschäftsordnung für sich zu beschließen. In seiner Präambel legt der Kodex deren Erlass auch den nicht börsennotierten Gesellschaften nahe. Zu diesen Gesellschaften gehören insbesondere die Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

a)    Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats

Der mögliche Inhalt einer Geschäftsordnung ist manchem Aufsichtsratsmitglied aus der Betriebsratsarbeit bekannt. Es handelt sich um Fragen der Organisation der eigenen Arbeit, z. B. Bestellung und Befugnisse eines Vorsitzenden, Bildung und Aufgaben von Ausschüssen, der Beschlussfassung und der Sitzungsniederschrift.

Zu beachten ist, dass in verschiedenen Quellen bereits Vorgaben für die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats zu finden sind. So regelt z. B. § 107 Absatz 2 AktG bereits wesentliche Punkte zu Form und Inhalt der Sitzungsniederschrift, die bindend sind. In der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag kann auch schon geregelt sein, dass bestimmte Geschäfte der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen. Dann kann der Aufsichtsrat solche für ihn bindende Vorgaben in seiner Geschäftsordnung nicht ändern (§ 77 Abs. 2 Satz 2 AktG in entsprechender Anwendung). Er kann diese aber ergänzen und z.B. weitere zustimmungspflichtige Geschäfte benennen.

In der Praxis sollten sowohl die gesetzlich vorgesehenen Bestimmungen über die Geschäftsordnung wie auch satzungsmäßige Vorgaben in die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats eingearbeitet werden. Nur so ergibt sich für das einzelne Aufsichtsratsmitglied aus der Geschäftsordnung ein vollständiges Bild aller geltenden Regelungen. Diese Praxis folgt dem „Prinzip der Vollständigkeit“.

Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats wird im Geltungsbereich des Mitbestimmungsgesetzes unabänderlich mit einfacher Stimmenmehrheit beschlossen, ergänzt oder geändert. Dabei kann der Vorsitzende des Aufsichtsrats unter der Voraussetzung des § 29 Abs. 2 MitbestG seine Zweitstimme einsetzen. In Gesellschaften mit unter 2000 Arbeitnehmern kann die Satzung – nicht der Aufsichtsrat selbst – für den Erlass einer Geschäftsordnung des Aufsichtsrats eine qualifizierte Mehrheit der Mitglieder des Aufsichtsrats vorsehen. Nach Ziffer 5.6 des Deutschen Corporate Governance Kodex soll der Aufsichtsrat regelmäßig die Praxistauglichkeit der Bestimmungen seiner Geschäftsordnung prüfen.

b)   Aufgaben des Aufsichtsratsvorsitzenden

Der Aufsichtsrat muss einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden wählen. Für Gesellschaften mit mehr als 2000 Arbeitnehmern enthalten § 27 und § 29 Abs. 2 MitbestG dazu zwingende Sondervorschriften. In den übrigen Gesellschaften kann die Satzung Vorgaben zum Wahlverfahren und den erforderlichen Mehrheiten enthalten. Grundsätzlich gilt das Prinzip der einfachen Mehrheit. Wie bei der Wahl des Betriebsratsvorsitzenden kann der Kandidat selbst an der Abstimmung teilnehmen.

Zu den Aufgaben des Vorsitzenden gehören aufsichtsratsinterne Angelegenheiten. Dazu zählen die Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Sitzungen des Aufsichtsrats. Auch zur Aufhebung oder Verlegung einer Sitzung oder der Änderung einer Tagesordnung ist der Vorsitzende befugt. Ein Mehrheitsbeschluss des Aufsichtsratsgremiums hat jedoch immer Vorrang vor der Entscheidung des Vorsitzenden, z.B. in Bezug auf eine Änderung der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte. Die Situation ist mit der Stellung des Vorsitzenden in einem Betriebsratsgremium vergleichbar.

Weitere Aufgaben des Vorsitzenden bestehen im Kontakt zu den anderen Organen der Gesellschaft, z.B. dem Vorstand/den Geschäftsführern; oder der Abgabe von Erklärungen in der Hauptversammlung. Immer gilt jedoch, dass der Aufsichtsrat ein reines Innenorgan der Gesellschaft ist. Nach außen wird die Gesellschaft nur durch den Vorstand oder die Geschäftsführung vertreten, nicht jedoch durch den Aufsichtsratsvorsitzenden.

c)    Ausschüsse des Aufsichtsrats

Zur Steigerung der Effizienz in der Gremienarbeit empfehlen die Ziffern D.2 bis D.5 des Deutschen Corporate Governance Kodex die Bildung von Ausschüssen im Aufsichtsrat. Diesen sollen, wie auch in der Betriebsratsarbeit üblich, bestimmte Aufgaben übertragen werden. Unter Beachtung der Grenzen des § 107 Abs. 3 Satz 3 AktG können einem Ausschuss auch Entscheidungsbefugnisse eingeräumt werden. In der Praxis ist am häufigsten der Präsidialausschuss anzutreffen. Dieser bereitet die Auswahl der Vorstandsmitglieder vor und handelt deren Vertragsbedingungen aus.

Angesichts des Umfangs der Aufgaben und Zuständigkeiten des Aufsichtsrats sind der Grundsatz 18 und die Empfehlung D.12 des Deutschen Corporate Governance Kodex verständlich. Danach haben die Mitglieder des Aufsichtsrats die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen eigenverantwortlich wahrzunehmen. Dabei sollen sie von der Gesellschaft angemessen unterstützt werden und über die dazu durchgeführten Maßnahmen im Bericht des Aufsichtsrats berichtet werden.