Change-Management: Das Einzige, das Bestand hat, ist die Veränderung

Das gelingt am besten, wenn Sie und Ihr Gremium intern gut zusammenarbeiten und die Arbeitsweise und die Prozesse stimmen. Machen Sie sich mit den Herausforderungen des Changemanagements vertraut – so werden Sie zum Zukunftsgestalter!

Veränderungsprozesse sind sehr komplex. Daher hilft es, strukturiert vorzugehen und verschiedene Phasen und Prozessschritte festzulegen.

1. Analyse der Situation und Erstellen einer Zukunftsprognose 

Zu Beginn des Veränderungsprozesses sollten Sie sich bewusst machen, in welcher Ausgangssituation sich Ihr Gremium befindet. Sind Sie ein relativ frisch gewähltes Gremium oder haben Sie schon eine gewisse Zeit zusammengearbeitet? Stehen Sie gerade am Beginn und müssen Sie daher ein neues, bunt gemischtes Gremium leiten, haben Sie wahrscheinlich eine andere Ausgangslage als ein Gremium, das bereits mehr oder weniger feste Strukturen und Abläufe kennt. 

Wenn Sie gerade am Anfang stehen, ist eine Klausurtagung Ihres Gremiums ein sehr guter Weg, um gemeinsam festzulegen, wie Sie als Gremium in Zukunft zusammenarbeiten möchten und wie Sie gemeinsam die Zukunft Ihres Unternehmens mitgestalten möchten. Dazu sollten Sie genau hinschauen, wie die Situation in Ihrem Unternehmen gerade ist und welche Entwicklungen evtl. bereits jetzt vorhersehbar sind. Dazu sollten Sie vor allem auch die Informationsrechte des Betriebsrats nutzen und, falls die Voraussetzungen erfüllt sind, auf die Gründung eines Wirtschaftsausschusses hinwirken. 

Haben Sie als Vorsitzender bereits einige Zeit mit Ihrem Gremium gearbeitet, ist es an der Zeit, eingefahrene Prozesse und Strukturen zu überprüfen. Die Arbeitswelt hat eine enorme Veränderung erfahren. Seien es die Themen flexibles Arbeiten oder Digitalisierung, überall sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats betroffen und eine effektive Arbeit Ihres Gremiums ist entscheidend für das Wohl Ihres Unternehmens und Ihrer Kollegen. 

2. Nutzen von neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Gremium 

Die Veränderungen in der Arbeitswelt haben auch zu neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im Gremium geführt. Es gibt mit § 30 Abs. 2 BetrVG nun die Möglichkeit für den Betriebsrat, digitale Betriebsratssitzungen durchzuführen und so möglicherweise bei akutem Handlungsbedarf zu schnellen Entscheidungen zu kommen. Diskutieren Sie die Vorteile dieser Art der Zusammenarbeit im Gremium und legen Sie fest, in welchem Rahmen Sie die neuen Möglichkeiten nutzen möchten.  
 

Achtung:

Regelungen dazu müssen in der Geschäftsordnung des Betriebsrats enthalten sein. Falls Sie bereits eine Geschäftsordnung haben, muss diese überarbeitet werden. 

3. Wie erkenne ich, dass Veränderungsbedarf in der Zusammenarbeit besteht? 

Zunächst ist es hilfreich, einen Überblick über die vielen Tätigkeitsfelder des Betriebsrats zu bekommen. Zur weiteren Bestandsaufnahme könnten Sie einen Fragebogen erstellen, der die verschiedenen Arten und Tätigkeiten jedes Betriebsratsmitglieds enthält. Wenn die Betriebsratsmitglieder nun jeweils angeben, mit was und in welchem Umfang sie tagtäglich im Rahmen der Betriebsratsarbeit beschäftigt sind, erhalten Sie ein Bild der Inhalte und Arbeitsabläufe im Gremium. Daraus können Sie nun gemeinsam eine „Wunsch-Situation“ für die Zukunft entwickeln. Welche Tätigkeiten sind zu priorisieren? Was nimmt zeitlich überhand und steht nicht im Verhältnis zu den gesetzten Zielen des Betriebsrats? Bei welchen Aufgaben sehen Sie zukünftig den Fokus? Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, werden Sie den Bedarf nach Veränderungen erkennen.  

4. Erstellen eines Projektplans zur Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen 

Haben Sie nun als Gremium den Wunsch entwickelt, Ihre Arbeitsabläufe zu verändern, sollten Sie sich nicht zu viel vornehmen. Gehen Sie strukturiert vor und schätzen Sie realistisch ein, wie viel Veränderung Ihre derzeitige Situation verträgt. Hilfreich ist die Erstellung eines Projektplans. Schreiben Sie auf, welche Veränderungen Sie in welchem Zeitraum bewerkstelligen möchten und was die nächsten Schritte sind. Legen Sie auch fest, welche Unterstützung das Gremium dazu von außen benötigt, beispielweise durch Schulungen oder externe Berater. 

Möchten Sie beispielsweise Ihr Sitzungsmangement verbessern und Ihre Sitzungen effektiver gestalten wäre der erste Schritt, zunächst die bestehende Sitzungskultur anzuschauen und dann konkrete Punkte (Art und Dauer der Sitzungen, Sitzungsgestaltung, Nachbearbeitung der Sitzungen etc.) festzulegen. Anschließend sollten Sie festlegen, welche weiteren Schritte nun notwendig sind, beispielsweise die gemeinsame Erarbeitung eines Leitfadens zur effektiven Sitzungsgestaltung. Nun stellen Sie sich noch die Frage, ob Sie dazu Unterstützung von außen benötigen, beispielsweise durch entsprechende Schulungen oder externe Berater.  

5. Prozesse abschließen, Auswerten, Ergebnisse sichtbar machen und Erfolge feiern 

Wenn Sie und Ihr Gremium eine Veränderung in Ihrer Arbeitsweise durchgeführt haben, beispielsweise die Sitzungskultur verändert haben, sollten Sie anschließend auswerten, inwieweit sich eine Verbesserung ergeben hat. Kommen Sie nun schneller zu Ergebnissen? Sind Ihre Betriebsratskollegen zufriedener mit der Arbeitsweise? Haben Sie auf diese Weise Zeit eingespart? Hier könnte wieder ein Fragebogen zu sichtbaren Ergebnissen führen. Und ganz wichtig: Vergessen Sie nicht, die Erfolge entsprechend zu würdigen und mit Ihren Kollegen zu feiern! 

Beim Stichwort „Changemanagement“ wird vielen Mitarbeitern, aber auch Betriebsräten ein bisschen flau im Magen. Denn grundsätzlich scheuen wir uns vor Veränderungen. Doch oftmals liegt nur in einer grundlegenden Veränderung im Betrieb die Chance für eine gute Zukunftsentwicklung. Aber welche Rolle haben Sie als Betriebsratsvorsitzender beim „Changemanagement“ und was können Sie persönlich tun, damit der Change gelingt? 

Warum existieren Veränderungen in Unternehmen? 

Die Gründe für Veränderungen sind vielfältig. Oftmals haben Unternehmen durch schnelles Wachstum einen Bedarf an neuen Strukturen und Prozessen. Auch eine Unternehmenskrise kann gleichermaßen zu Veränderungen führen. Weitere Beispiele sind veränderte Kundenbedürfnisse, Unternehmensfusionen, ein Wechsel in der Führungsebene, eine neue IT-Ausrichtung etc.  

Was ist Change-Management eigentlich? 

Veränderungsmanagement (Change-Management) umfasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung bewirken sollen, mit dem Ziel, neue Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen umzusetzen. Kurz gesagt handelt es sich um eine laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und Strukturen an veränderte Rahmenbedingungen. 

Warum scheitern Veränderungen im Unternehmen? 

Viele Change-Projekte scheitern. Manche werden nur halbherzig gestartet, andere werden auf der Hälfte des Weges abgebrochen. Manche laufen jahrelang, ohne dass man dem Ziel wirklich näher kommt. Woran liegt das? 

Professor John P. Kotter (Harvard Business School) hat die Gründe dafür untersucht und dabei kamen insbesondere folgende Gründe für einen Misserfolg ans Licht: 

• Es wird kein Dringlichkeitsbewusstsein geschaffen 
• Es gibt keine klare Vision 
• Die Vision wird nicht intensiv genug kommuniziert 
• Barrieren, um die neue Vision zu erreichen, werden nicht entfernt 
• Es werden keine kurzfristigen Etappenziele geplant und kommuniziert 
• Der Erfolg wird zu früh erklärt, Rückfall in alte Handlungsmuster 
• Fehlende Verankerung der Veränderungen in die Unternehmenskultur 

Welche Rolle haben Sie als Betriebsratsvorsitzender im Change-Prozess? 

Sie als Betriebsratsvorsitzender können entscheidenden Einfluss auf das Gelingen von Change-Prozessen haben. Dazu sollten Sie jedoch nicht unvorbereitet sein. 

Gut vorbereitet im Change Prozess: Hilfreiche Kompetenzen  

Winfried Berner hat folgende Aspekte zusammengefasst, die ein „Change-Manager" haben sollte, um Veränderungen optimal begleiten zu können. Diese Punkte können Sie als Checkliste verwenden, um gut vorbereitet in einen Transformationsprozess einzusteigen. 

Praxistipp:

Nehmen Sie intern im Betriebsratsgremium eine Rollenverteilung hinsichtlich der beschriebenen Kompetenzen vor. Denn es wird schwierig, all diese Kompetenzen auf nur wenige Schultern zu verteilen. Wenn die notwendigen Kompetenzen in der Summe im Gremium vorhanden sind, können diese im Change-Prozess sinnvoll genutzt werden.  

Welche rechtlichen Möglichkeiten der Mitwirkung gibt es? 

Change-Projekte berühren an vielen Stellen Ihre Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte als Betriebsrat. Bevor wir auf die wichtigsten Regelungen eingehen noch ein Praxistipp: Wirken Sie darauf hin, dass Sie frühzeitig in die Veränderungsprozesse einbezogen werden und machen Sie konsequent von Ihren Informationsrechten Gebrauch (z.B. §§ 80 Abs. 1, 92, 90, 106, 111 BetrVG). Sie bekommen damit ein besseres Verständnis für die geplanten Prozesse und können so Ihre Kollegen besser informieren und auch Hintergründe erläutern. Idealerweise werden Sie als Betriebsratsvorsitzender in das Projektteam aufgenommen. Damit werden notwendige Verhandlungen zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber z.B. beim Abschluss von Betriebsvereinbarungen beschleunigt. Nutzen Sie das als Argument gegenüber dem Management. 

Wichtig:

Die nachfolgenden Informationen enthalten lediglich eine Auswahl der wichtigsten Rechte des Betriebsrats und sollen eine Orientierung über die betriebsverfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen innerhalb von Veränderungsprozessen sein. Die nachfolgenden Beispiele sind also keine umfassende Darstellung der Rechtslage. Vielmehr können im Einzelfall auch noch weitere Mitbestimmungsrechte in Frage kommen. Deshalb wird ausdrücklich davon abgeraten, allein auf dieser Grundlage das Vorgehen des Betriebsrats festzulegen.  

Beispiele für Beteiligungsrechte des Betriebsrats bei Change-Projekten: 

• Planung von Veränderungsvorhaben 
  §§ 106 ff. BetrVG:  
  Umfassende Unterrichtung des Betriebsrats bzw. Wirtschaftsausschusses in wirtschaftlichen Angelegenheiten, insbesondere über 
  1. die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens
  4. Rationalisierungsvorhaben 
  5. Fabrikations- und Arbeitsmethoden, insbesondere die Einführung neuer Arbeitsmethoden; 
  6. die Einschränkung oder Stilllegung von Betrieben oder Betriebsteilen; 
  7. die Verlegung von Betrieben oder Betriebsteilen; 
  8. der Zusammenschluss oder die Spaltung von Unternehmen oder Betrieben; 
  9. die Änderung der Betriebsorganisation oder des Betriebszwecks sowie 
  10. sonstige Veränderungen und Vorhaben, welche die Interessen der Arbeitnehmer des Unternehmens wesentlich berühren können". 
   

• Umstrukturierungen, die eine Betriebsänderung nach sich ziehen 
  §§ 111 f. BetrVG: Interessenausgleich und Sozialplan  

• Personalabbau, Kostensenkungsprogramme, Übernahme oder Fusion  
  § 112a BetrVG: Erzwingbarer Sozialplan bei Personalabbau 

• Einführung von IT-Systemen 
  § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG 

• Arbeitszeitflexibilisierung 
  § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG 

• Anreizsysteme/ Incentives 
  § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG 

• Ablaufänderungen bzw. Restrukturierungen 
  Beratungsrechte nach § 90 BetrVG, Information über die Planung von Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, technischen Anlagen sowie Arbeitsverfahren und -abläufen 

• Beurteilungssysteme, Management der Mitarbeiterqualität 
  § 94 BetrVG, Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätze 

• Programme zu Verbesserung der Kundenorientierung, Einführung von „Spielregeln der Zusammenarbeit“ 
  § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, Fragen der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb 

• Management der Mitarbeiterqualität 
  § 98 BetrVG, Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen 

• Veränderte Anforderungen und Veränderter Personalbedarf 
  § 98 BetrVG, Personalplanung 

Wie gehen Sie mit Ängsten und Widerständen im Change um? 

Ängste und Widerstände in Change-Prozessen sind normal und können auch als guter Indikator dafür genutzt werden, die geplanten Änderungen immer wieder zu überprüfen. Wichtig ist, den Arbeitnehmern die Notwendigkeit der Maßnahmen ausreichend zu erklären und frühzeitig über geplante Schritte zu informieren. Außerdem sollten die Arbeitnehmer in den Prozess einbezogen werden. Sie als Betriebsratsvorsitzender können viel Einfluss nehmen, indem Sie die Veränderungsbereitschaft vorleben und so eine Vorbildfunktion wahrnehmen. Zeigen Sie Beharrlichkeit und Ausdauer und feiern Sie auch kleine Erfolge.