Die Ausstattung des Betriebsratsbüros – das steht Ihnen zu

Arbeitgeber müssen die erforderlichen Kosten der Betriebsratsarbeit übernehmen, so steht es im Betriebsverfassungsgesetz (§ 40 BetrVG). Was bedeutet dies für den Anspruch und die Ausstattung des Betriebsratsbüros? Die Anzahl und der zeitliche Umfang der Räume sind abhängig von der Größe des Betriebsrats und dem Ausmaß des Arbeitsanfalls. In Ihr Betriebsratsbüro gehört eine büromäßige Ausstattung, die Sie in die Lage versetzt, Ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen.

Aber ab welcher Mitgliederanzahl besteht ein Anspruch auf ein Betriebsratsbüro? In einem Betrieb mit mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern – also ab einem Dreier-Gremium – fallen für den Betriebsrat regelmäßig Tätigkeiten an, die einen Raum zur ständigen Benutzung erfordern. Der Betriebsrat kann vom Arbeitgeber verlangen, dass ihm ein Raum auf dem Betriebsgelände für die Betriebsratstätigkeit überlassen wird. Ein kleinerer Betriebsrat muss sich u.U. mit der Überlassung eines Raumes zu bestimmten Zeiten zufriedengeben.

Ist auf dem Betriebsgelände kein geeigneter Raum vorhanden, hat der Arbeitgeber zu prüfen, ob durch entsprechende Umbaumaßnahmen ein Raum für den Betriebsrat geschaffen werden kann. Ob der Arbeitgeber über einen geeigneten freien Raum verfügt, ist unerheblich. Gegebenenfalls muss er zur hinreichenden Ausstattung des Betriebsrats ein bisher anderweitig genutztes Zimmer räumen und dessen bisherige Funktion auslagern.

Ist im Betrieb kein geeigneter Raum vorhanden, muss der Arbeitgeber einen Raum in Betriebsnähe anmieten oder einen Bürocontainer auf dem Betriebsgelände aufstellen. Der Anspruch des Betriebsrats hat sich nach den tatsächlichen Gegebenheiten und Möglichkeiten zu richten. Für die Bemessung der Raumgröße sind auch die Größe des Betriebsrats und die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer bedeutsam. Der Arbeitgeber ist gegebenenfalls verpflichtet, entsprechende Räume anzumieten. Das Betriebsratsbüro muss für die Beschäftigten gut erreichbar sein.

Der zur Verfügung zu stellende Raum ist angemessen einzurichten. Das bedeutet: Er sollte funktionsgerecht ausgestattet sein, d.h. beheizbar, beleuchtbar und mit dem erforderlichen Mobiliar versehen, wie es dem vergleichbaren betrieblichen Standard entspricht. Der dem Betriebsrat für seine laufende Geschäftsführung zur Verfügung gestellte Raum muss außerdem verschließbar sein. In der Regel ist ein fensterloser Raum nicht angemessen. Eine komplette Wand aus Fensterglas muss der Betriebsrat aber auch nicht hinnehmen, wenn er dadurch ständiger Beobachtung preisgegeben wird. Durch den Verweis des Arbeitgebers auf „betriebliche Standards“ kann das gesetzliche Recht des Betriebsrats auf Vertraulichkeit nicht beschnitten werden.

Für das Betriebsratsbüro hat der Betriebsrat soweit ein Hausrecht, wie es zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Insofern kann er vom Arbeitgeber verlangen, dass dieser nicht ohne vorherige Genehmigung das Betriebsratsbüro betritt. Aus dem Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit folgt die Pflicht des Arbeitgebers, das Betriebsratsbüro – abgesehen von Notsituationen – nicht ohne Zustimmung des Betriebsrats zu betreten.

Der Betriebsrat hat keinen Anspruch darauf, die ihm vom Arbeitgeber einmal zugewiesenen Räume zu behalten. Der Arbeitgeber kann ihm auch andere Räume zuweisen. Diese müssen so beschaffen sein, dass sie für die Betriebsratstätigkeit geeignet sind. Unabhängig davon ist der Arbeitgeber nicht berechtigt, das bisher vom Betriebsrat benutzte Büro im Wege der Selbsthilfe auszuräumen und mit einer neuen Schließanlage zu versehen. Der Betriebsrat kann auch vom Arbeitgeber verlangen, dass dieser nur mit vorheriger Genehmigung das Betriebsratsbüro betritt bzw. dort befindliche Unterlagen (z.B. Möbel) aus dem Betriebsratsbüro entfernt.

Der Betriebsrat kann gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG vom Arbeitgeber verlangen, das Betriebsratsbüro mit einem Sicherheitsschloss zu versehen, das nicht an die allgemeine Hausschließanlage angeschlossen ist. Die Schlüssel für das Betriebsratsbüro werden alleine vom Betriebsrat verwaltet.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Betriebsrat mindestens die Büroausstattung zukommen zu lassen, die er in vergleichbaren Büros verwendet. Für Büropersonal, für Sekretariatsaufgaben und evtl. für wissenschaftliche Zuarbeit hat der Betriebsrat den Bedarf ausführlich zu begründen und die eigenen Interessen gegen die des Arbeitgebers abzuwägen.

Zu einer angemessenen Ausstattung des Betriebsratsbüros gehören insbesondere:

• Angemessene Beleuchtung, Belüftung, Klimatisierung
• Bürostühle und Bestuhlung für Besprechungen
• Schreibtische mit üblicher Büroausstattung
• Schränke, mindestens einer davon muss abschließbar sein
• Material für die Erledigung der Betriebsratsarbeit, u.a. Schreibpapier, Briefpapier mit dem Briefkopf des Unternehmens und dem Zusatz „Betriebsrat“, Stempel, Briefumschläge, Briefmarken, Stifte, Aktenordner, Tischrechner, Aktenvernichter
• Ausstattung eines Sitzungsraums (Tische, Stühle, Flip-Chart, Moderationswände, Moderationsmaterial, Overhead-Projektor oder Beamer)
• Eigene Telefonleitung (auf Antrag)
• Schwarze Bretter im Betrieb (Anzahl abhängig von Mitarbeiterzahl, Betriebsgröße und räumlicher Ausdehnung)
• Kopierer; in kleineren Unternehmen mindestens Mitbenutzungsmöglichkeit eines betrieblichen Kopiergerätes.

Informations- und Kommunikationstechnik
Zu einer angemessenen Büroausstattung gehören ebenfalls Informations- und Kommunikationstechnik (Hardware und Software). Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat zusätzlich die Möglichkeit geben, die Beschäftigten auf den im Betrieb üblichen elektronischen Wegen schriftlich zu informieren (z.B. Intranet).

Anspruch des Betriebsrats auf ein Tablet oder Notebook?
Zu diesem Thema gibt es aktuelle Rechtsprechung: Wenn die Voraussetzungen des § 30 Abs. 2 BetrVG zur Durchführung von Betriebsratssitzungen mittels Videokonferenz erfüllt sind, kann der Betriebsrat von seinem Arbeitgeber die Überlassung je eines Tablets oder Notebooks pro Betriebsratsmitglied zur Teilnahme und Durchführung von Videokonferenzen verlangen. (Landesarbeitsgericht Hessen, Urteil vom 14.03.2022, 16 TaBV 143/21)

Weiterlesen: Anspruch des Betriebsrats auf ein Tablet oder Notebook

Tipp: Wie wird die Ausstattung beantragt?

Um Ihr BR-Büro auszustatten, müssen Sie die entsprechenden Sachmittel bei Ihrem Arbeitgeber beantragen. 

Die Bestellung sachlicher Mittel wird in § 40 Abs. 2 BetrVG geregelt. Wenn Sie als Betriebsrat besondere Ausstattungsgegenstände benötigen, die im Unternehmen nicht vorhanden bzw. nicht üblich sind, müssen Sie begründen, warum diese erforderlich sind.
In einer Sitzung des Betriebsrats werden dann die benötigten Sachmittel beschlossen und können mit diesem Musterformular bestellt werden.