Anspruch auf Sachausstattung im Betriebsratsbüro
Arbeitgeber müssen die erforderlichen Kosten der Betriebsratsarbeit übernehmen, so steht es im Betriebsverfassungsgesetz:
Der Arbeitgeber hat dem Betriebsrat gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG für dessen Sitzungen, Sprechstunden und laufende Geschäftsführung funktionsgerechte Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen.
Was bedeutet das für den Anspruch und die Ausstattung des Betriebsratsbüros? Die Anzahl der Räume und die Frage, in welchem zeitlichen Umfang sie zur Verfügung gestellt werden müssen, sind abhängig von der Größe des Gremiums und dem Ausmaß des Arbeitsanfalls. In Ihr Betriebsratsbüro gehört eine büromäßige Ausstattung, die Sie in die Lage versetzt, Ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen.
Anspruch auf ein Betriebsratsbüro
Ab welcher Mitgliederanzahl besteht ein Anspruch auf ein Betriebsratsbüro? In einem Betrieb mit mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern – also ab einem Dreier-Gremium – fallen für den Betriebsrat regelmäßig Tätigkeiten an, die einen Raum zur ständigen Benutzung erfordern. Der Betriebsrat kann vom Arbeitgeber verlangen, dass ihm ein Raum auf dem Betriebsgelände für die Betriebsratstätigkeit überlassen wird. Ein kleinerer Betriebsrat muss sich u. U. mit der Überlassung eines Raumes zu bestimmten Zeiten zufriedengeben.
Ist auf dem Betriebsgelände kein geeigneter Raum vorhanden, muss der Arbeitgeber prüfen, ob durch entsprechende Umbaumaßnahmen ein solcher geschaffen werden kann. Gegebenenfalls muss er zur hinreichenden Ausstattung des Betriebsrats auch ein bisher anderweitig genutztes Zimmer räumen und dessen bisherige Funktion auslagern.
Ist im Betrieb kein geeigneter Raum vorhanden, muss der Arbeitgeber einen Raum in Betriebsnähe anmieten oder einen Bürocontainer auf dem Betriebsgelände aufstellen. Der Anspruch des Betriebsrats muss sich nach den tatsächlichen Gegebenheiten und Möglichkeiten richten. Für die Bemessung der Raumgröße sind auch die Größe Ihres Gremiums und die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer bedeutsam. Der Arbeitgeber ist gegebenenfalls verpflichtet, entsprechende Räume anzumieten. Das Betriebsratsbüro muss für die Beschäftigten gut erreichbar sein.
Wie sehen funktionsgerechte Räume aus?
Der Raum, der dem Betriebsrat zur Verfügung gestellt wird, muss angemessen eingerichtet sein. Das bedeutet: Er sollte funktionsgerecht ausgestattet sein, d. h. beheizbar, beleuchtbar und mit dem erforderlichen Mobiliar versehen, wie es dem vergleichbaren betrieblichen Standard entspricht. Er muss außerdem verschließbar sein. In der Regel ist ein fensterloser Raum nicht angemessen. Eine komplette Wand aus Fensterglas müssen Sie aber auch nicht hinnehmen, wenn das Gremium dadurch ständiger Beobachtung preisgegeben wird. Durch den Verweis des Arbeitgebers auf „betriebliche Standards“ kann das gesetzliche Recht des Betriebsrats auf Vertraulichkeit nicht beschnitten werden.
Der Raum für Betriebsratssitzungen
Wenn die Büroräume nicht dazu geeignet sind, Betriebsratssitzungen abzuhalten, muss der Arbeitgeber Ihnen auch ein Sitzungszimmer zur Verfügung stellen. In diesem müssen alle Mitglieder und eine übliche Anzahl an Gästen ausreichend Platz für die Sitzungen haben. Auch dieser Raum muss optisch und akustisch abgeschirmt sein.
Wer hat das „Hausrecht“ im Betriebsratsbüro?
Für das Betriebsratsbüro haben Sie als Betriebsrat soweit ein Hausrecht, wie es zur Erfüllung Ihrer Aufgaben erforderlich ist. Insofern können Sie vom Arbeitgeber verlangen, dass dieser den Raum nicht ohne vorherige Genehmigung betritt. Aus dem Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit folgt die Pflicht des Arbeitgebers, das Betriebsratsbüro – abgesehen von Notsituationen – nicht ohne Zustimmung des Betriebsrats zu betreten.
Sie haben als Betriebsrat aber keinen Anspruch darauf, die Ihnen vom Arbeitgeber einmal zugewiesenen Räume zu behalten. Der Arbeitgeber kann Ihnen auch andere Räume zuweisen. Diese müssen so beschaffen sein, dass sie für die Betriebsratstätigkeit geeignet sind. Unabhängig davon ist der Arbeitgeber nicht berechtigt, das bisher vom Gremium benutzte Büro im Wege der Selbsthilfe auszuräumen und mit einer neuen Schließanlage zu versehen.
Als Betriebsrat können Sie gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG vom Arbeitgeber verlangen, das Betriebsratsbüro mit einem Sicherheitsschloss zu versehen, das nicht an die allgemeine Hausschließanlage angeschlossen ist. Die Schlüssel für das Betriebsratsbüro werden alleine vom Betriebsrat verwaltet.
Was gehört zur Büroausstattung?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Ihnen als Betriebsrat mindestens die Büroausstattung zukommen zu lassen, die er in vergleichbaren Büros verwendet. Einen Bedarf an Büropersonal (für Sekretariatsaufgaben und evtl. für wissenschaftliche Zuarbeit) müssen Sie ausführlich begründen und die eigenen Interessen gegen die des Arbeitgebers abwägen.
Zu einer angemessenen Ausstattung des Betriebsratsbüros gehören insbesondere:
- Angemessene Beleuchtung, Belüftung, Klimatisierung
- Bürostühle und Bestuhlung für Besprechungen
- Schreibtische mit üblicher Büroausstattung
- Schränke, mindestens einer davon muss abschließbar sein
- Material für die Erledigung der Betriebsratsarbeit, u. a. Schreibpapier, Briefpapier mit dem Briefkopf des Unternehmens und dem Zusatz „Betriebsrat“, Stempel, Briefumschläge, Briefmarken, Stifte, Aktenordner, Tischrechner, Aktenvernichter
- Ausstattung eines Sitzungsraums (Tische, Stühle, Flip-Chart, Moderationswände, Moderationsmaterial, Overhead-Projektor oder Beamer)
- Eigene Telefonleitung (auf Antrag)
- Schwarze Bretter im Betrieb (Anzahl abhängig von Mitarbeiterzahl, Betriebsgröße und räumlicher Ausdehnung)
- Kopierer; in kleineren Unternehmen mindestens Mitbenutzungsmöglichkeit eines betrieblichen Kopiergerätes.
Informations- und Kommunikationstechnik
Zu einer angemessenen Büroausstattung gehören ebenfalls Informations- und Kommunikationstechnik (Hardware und Software). Der Arbeitgeber muss Ihnen als Betriebsrat zusätzlich die Möglichkeit geben, die Beschäftigten auf den im Betrieb üblichen elektronischen Wegen schriftlich zu informieren (z. B. Intranet).
Anspruch des Betriebsrats auf ein Tablet oder Notebook?
Zu diesem Thema gibt es aktuelle Rechtsprechung: Wenn die Voraussetzungen des § 30 Abs. 2 BetrVG zur Durchführung von Betriebsratssitzungen mittels Videokonferenz erfüllt sind, können Sie als Betriebsrat von Ihrem Arbeitgeber die Überlassung je eines Tablets oder Notebooks pro Betriebsratsmitglied zur Teilnahme und Durchführung von Videokonferenzen verlangen. (Landesarbeitsgericht Hessen, Urteil vom 14.03.2022, 16 TaBV 143/21)
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Tipp: Wie wird die Ausstattung beantragt?
Um Ihr BR-Büro auszustatten, müssen Sie die entsprechenden Sachmittel bei Ihrem Arbeitgeber beantragen.
Die Bestellung sachlicher Mittel ist in § 40 Abs. 2 BetrVG geregelt. Wenn Sie als Betriebsrat besondere Ausstattungsgegenstände benötigen, die im Unternehmen nicht vorhanden bzw. nicht üblich sind, müssen Sie begründen, warum diese erforderlich sind.
In einer Sitzung des Betriebsrats werden dann die benötigten Sachmittel beschlossen und können mit diesem Musterformular bestellt werden.
