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Liebe Grüße, Ihr ifb-Team
Gut organisiert im SBV-Amt!
Effizientes Arbeiten spart der Schwerbehindertenvertretung Zeit und Nerven
Gisela Scholz
Nach der Wahl stellen Sie sich als Schwerbehindertenvertretung (SBV) sicher folgende Fragen: Wie richte ich mein SBV-Wunschbüro ein? Welche Fachliteratunr brauche ich? Wie organisiere ich mich zeitlich? Welche praktischen Hilfsmittel kann ich nutzen? Wir geben Ihnen einige Tipps an die Hand, wie Sie sich in Ihrem SBV-Alltag gut organisieren können und welche Grundsätze Sie in Ihrer Rolle als Vertrauensperson immer im Hinterkopf haben sollten – Stichworte Datenschutz und Geheimhaltungspflicht.
Die Räume und der Geschäftsbedarf (z.B. Computer, Telefon und Möbel), die der Arbeitgeber dem Betriebs- bzw. Personalrat für dessen Sitzungen, Sprechstunden und laufende Geschäftsführung zur Verfügung stellt, stehen für die gleichen Zwecke auch der SBV zur Verfügung, soweit ihr hierfür nicht eigene Räume und sachliche Mittel zur Verfügung gestellt werden (§ 179 Abs. 9 SGB IX).
SBV-Tipp!
Wenn Sie nicht über ein Büro verfügen, in dem Sie – ungestört und uneinsehbar (SBV-Sprechstunden) – auch Ihre Arbeit als Schwerbehindertenvertretung ausüben können, sollten Sie versuchen, alternativ eigene Räumlichkeiten für Ihre SBV-Tätigkeit zu erhalten. Wenn dies nicht möglich ist, klären Sie mit dem Betriebs- bzw. Personalrat hinsichtlich der gemeinsamen Nutzung folgende Punkte:
Eigener abschließbarer Schrank
Zeitplan für die Belegung der Räumlichkeiten. Das Angebot einer regelmäßigen Sprechstunde ist ein „Muss“ für die SBV!
In § 179 Abs. 8 SGB IX ist explizit aufgeführt, dass die Kosten, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Schwerbehindertenvertretung zu tragen hat, auch die Kosten für eine Bürokraft umfasst, sofern diese erforderlich ist.
Die Prüfung, in welchem Umfang eine derartige Unterstützung notwendig ist, obliegt der Vertrauensperson. Sie hat dabei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu wahren und den Maßstab eines „verständigen objektiven Beobachters“ anzulegen. Als Anhaltspunkte für die Bewertung können die Anzahl der zu betreuenden Kollegen, die Intensität des Betreuungsumfangs sowie eine möglicherweise eigene gesundheitliche Beeinträchtigung der SBV herangezogen werden.
SBV-Tipp!
Gewöhnen Sie sich an, monatlich stichprobenartig kurz zusammenzufassen:
Welche Aufgaben habe ich als SBV mit welchem zeitlichen Aufwand erledigt?
Welche Aufgaben hätten an eine Bürokraft mit entsprechender Zeitersparnis delegiert werden können?
Diese Übersicht kann als Argumentationshilfe gegenüber dem Arbeitgeber dienen bei der Frage, ob die Unterstützung durch eine Bürokraft notwendig ist.
Es empfiehlt sich, die Amtstätigkeit zu strukturieren:
Feste Termine wie Betriebsrats- bzw. Personalratssitzungen, Sprechstunden und Ausschusssitzungen in den Kalender eintragen.
Frühzeitig den Termin für die Schwerbehindertenversammlung im Kalender festlegen, da hier erfahrungsgemäß ein zeitlicher Vorlauf für die Organisation notwendig ist.
Feste Zeiten für Bürotätigkeiten und für die Wissensvermittlung (z.B. Durchsicht von Fachzeitschriften, Nacharbeiten von Schulungsunterlagen) einplanen.
Geplante Termine für externe Schulungen mit der Stellvertretung und dem Vorgesetzten abklären.
Kommunizieren Sie im Vorfeld stets die Zeiten für Ihre SBV-Arbeit gegenüber Ihrem Vorgesetzten, damit der „normale“ Büroalltag reibungslos mit Ihrem Ehrenamt verbunden werden kann. Klären Sie, ob Sie sich dafür jedes Mal „abmelden“ müssen.
Die fortschreitende Digitalisierung kann auch die Arbeit als Schwerbehindertenvertreter erleichtern. Klären Sie mit dem Betriebs- bzw. Personalrat, inwieweit dieser seine Geschäftsordnung „auf digital“ umgestellt hat und achten Sie darauf, dass Sie als SBV in die entsprechenden Verteiler mit aufgenommen werden.
Grundsätzlich spricht nichts dagegen, auch mit den Kollegen, die Sie betreuen, digital zu kommunizieren.
Wichtig!
Datenschutz nicht vergessen
Im E-Mail-Verteiler nur die Büroadressen kommunizieren
Bei Verwendung von privaten E-Mailadressen ist Zurückhaltung geboten. Die Nutzung muss explizit genehmigt werden und darf gegenüber anderen Personen nicht kommuniziert werden.
Eine Online-Sprechstunde kann eingerichtet werden, sofern der Grundsatz der Vertraulichkeit gewahrt wird: Kein Dritter darf von den Inhalten der Gespräche Kenntnis erlangen.
Im Hinblick auf die besonderen Belange der betreuten Kollegen ist einer persönlichen Sprechstunde den Vorzug zu geben. Bei Schichtarbeitern kann die Online-Sprechstunde eine sinnvolle Alternative sein.
Im Zuge der Corona-Pandemie waren digitale Betriebsversammlungen gemäß § 129 BetrVG (befristet bis 30.06.2021) möglich. Eine vergleichbare Norm für Schwerbehindertenversammlungen war nicht eingeführt worden. Über § 178 Abs. 6 Satz 2 SGB IX, wonach die Vorschriften für Betriebsversammlungen auch im SBV-Bereich gelten, konnten Schwerbehindertenversammlungen – unter Wahrung des Datenschutzes – auch audiovisuell durchgeführt werden.
Das Betriebsrätemodernisierungsgesetz, das seit dem 18.Juni 2021 in Kraft ist, hat die Möglichkeit von digitalen Versammlungen explizit nicht aufgenommen, so dass davon auszugehen ist, dass der Gesetzgeber diese Form der Versammlung langfristig nicht ermöglichen wollte. Im Leitfaden Schwerbehindertenversammlung erfahren Sie mehr zu dem Thema.
Neben dem Verzeichnis aller schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Kollegen im Betrieb kann eine individuell erstellte Schwerbehindertenkartei bei der SBV-Arbeit eine große Hilfe sein: In der Kartei werden alle relevanten Informationen zu den betreuten Kollegen hinterlegt und bei Bedarf kann schnell darauf zugegriffen werden.
Lexikon
Lexikon
Verzeichnis der schwerbehinderten Menschen
Das schnelle Nachschlagewerk für betriebliche Interessenvertreter
Gerade zu Beginn Ihrer Arbeit als Interessenvertreter werden Sie bestimmt auf einige Fachbegriffe stoßen,
die Sie zunächst nicht richtig einordnen können.
In unserem Lexikon für Betriebsräte finden Sie daher immer aktuell alle wichtigen Begriffe rund um Ihr
Ehrenamt kurz und leicht verständlich erklärt. Hier warten über 300 Stichwörter zum Nachschlagen auf Sie,
von A wie Akkordlohn bis Z wie Zulagen.
Stellen Sie sich vor: Sie sind Schwerbehindertenvertretung in einem Betrieb der Logistikbranche mit 3.000 Mitarbeitern. Die Unternehmensleitung hat beschlossen, die Entgeltabrechnung (mit fünf Arbeitnehmern, darunter die schwerbehinderte Kollegin Klara Schulze) außer Haus zu geben. Stehen nun betriebsbedingte Kündigungen im Raum?
Schnelles Handeln der Schwerbehindertenvertretung ist nun gefragt: Könnte Frau Schulze in einer anderen Abteilung „untergebracht" werden? Sie haben gehört, dass im Controlling demnächst eine befristete Stelle als Schwangerschaftsvertretung für zwei Jahre ausgeschrieben werden soll. Aber: Diese Abteilung sitzt in einem anderen Firmengebäude im ersten Stock ohne Aufzug.
Dieser Fall zeigt den Nutzen der SBV-Kartei. Ein Blick in die Kartei und Sie sehen: Welche Ausbildung hat Frau Schulze? Könnte Sie die Stelle im Controlling aufgrund ihrer Ausbildung, gegebenenfalls nach einer Fortbildung, wahrnehmen? Welche Beeinträchtigungen und welchen Grad der Behinderung hat Frau Schulze, käme sie problemlos in das zweite Firmengebäude in den ersten Stock oder könnte hier Abhilfe geschaffen werden?
Wenn Sie eine Kartei von Frau Schulze angelegt haben, können Sie diese Fragen rasch beantworten und zeitnah agieren: Mit dem Abteilungsleiter im Controlling Kontakt aufnehmen und nach der fachlichen Qualifikation für die auszuschreibende Stelle fragen, mit den Kollegen aus dem Ausschuss für Arbeitssicherheit über möglicherweise notwendige Maßnahmen sprechen und so der Personalabteilung vielleicht einen entsprechenden Vorschlag hinsichtlich der weiteren Weiterbeschäftigung von Frau Schulze unterbreiten.
SBV-Tipp!
Damit Sie immer alle wichtigen Daten griffbereit haben, empfiehlt sich die Erstellung einer Kartei der schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen im Betrieb bzw. in der Dienststelle mit Daten wie:
Art und Grad der Behinderung
berufliche Tätigkeit, Ausbildung
Einschränkungen der Fähigkeiten, zusätzliche Qualifikationen
bereits umgesetzte Maßnahmen zur Eingliederung in den Betrieb
So nützlich und sinnvoll eine Schwerbehindertenkartei ist: Die Anlage einer solchen Kartei gehört nicht zu den gesetzlichen Aufgaben einer SBV! Der Datenschutz ist zu beachten und die SBV muss sich vor der Erstellung einer solchen Datei die unterzeichnete Einwilligungserklärung mit jederzeitiger Widerrufsmöglichkeit jedes einzelnen Betroffenen einholen! Zudem ist darauf zu achten, dass diese Kartei in einem abschließbaren Schrank verwahrt wird.
Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit externen Partnern wie dem Integrationsamt, der Agentur für Arbeit oder der Deutschen Rentenversicherung ist für die Arbeit einer SBV unverzichtbar. Recherchieren Sie Ihre Ansprechpartner in den Behörden vor Ort und nehmen Sie telefonischen Erstkontakt auf.
Auch der Austausch mit Kollegen kann eine wichtige Stütze in der SBV-Arbeit sein: Bleiben Sie in Kontakt mit Seminarteilnehmern und bauen Sie so systematisch Ihr Netzwerk aus.
Auch Interessensverbände bieten wertvolle Unterstützung, wie z.B. das Bundesnetzwerk für Schwerbehindertenvertretungen.
Vertrauen ist ein kostbares Gut, auch bei der SBV-Arbeit! Die Kollegen, die sich mit teils sehr privaten Details aus ihrem Leben an die Schwerbehindertenvertretung wenden, müssen darauf vertrauen, dass diese Informationen und sämtliche personenbezogenen Daten bei Ihnen als Schwerbehindertenvertretung gut aufgehoben sind.
Im Rahmen des Datenschutzes gilt der Grundsatz „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt". Das heißt, grundsätzlich ist erstmal jede Datennutzung verboten. Sie ist nur ausnahmsweise zulässig, vor allem wenn:
sie ausdrücklich von Gesetzes wegen erlaubt ist
wenn eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt
Demnach dürfen Sie als Schwerbehindertenvertreter personenbezogene Daten Ihrer Kollegen erheben und nutzen, wenn dies notwendig ist, um Ihre gesetzlichen SBV-Aufgaben zu erfüllen oder wenn die betroffene Person dem zugestimmt hat.
Als Schwerbehindertenvertretung möchten Sie eine Geburtstags- oder Jubiläumsliste erstellen. Dies ist jedoch gesetzlich nicht vorgesehen. In diesem Fall benötigen Sie eine ausdrückliche Einwilligung jeden einzelnen Mitarbeiters, der in dieser Liste aufgenommen werden soll.
Schwerbehindertenkartei:
Für Ihre Arbeit als Schwerbehindertenvertreter ist es sinnvoll und nützlich, eine sogenannte Schwerbehindertenkartei anzulegen, um persönliche Daten Ihrer (schwer-)behinderten Kollegen zu erfassen (siehe oben). Die Anlage einer solchen Kartei gehört aber nicht zu Ihren gesetzlichen SBV-Aufgaben. Deshalb müssen Sie auch in diesem Fall vorab eine unterzeichnete Einwilligungserklärung jedes Betroffenen einholen.
Wichtig!
Wer eine Einwilligungserklärung unterschrieben hat, darf sie jederzeit auch widerrufen!
Die Daten und angelegten Akten von betroffenen Kollegen müssen stets so aufbewahrt werden, dass sie vor unbefugtem Zugang geschützt sind. Das bedeutet:
Die Akten müssen in einem abschließbaren Schrank gelagert werden
Ausschließlich Sie als Vertrauensperson (und je nach Berechtigung auch Ihr Stellvertreter) dürfen auf diesen zugreifen
Wichtig!
Beim Ausscheiden aus dem Amt der SBV müssen Vorkehrungen zum Schutz der vorhandenen Daten und Akten getroffen werden. Sie können an den Amtsnachfolger weitergegeben werden, wenn die Betroffenen dem zuvor zugestimmt haben; oder die Unterlagen werden den Kollegen wieder zurückgegeben.
Rechtliche Grundlage ist Artikel 6 EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung): Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten – Verbot mit Erlaubnisvorbehalt.
Die Schwerbehindertenvertretung unterliegt einer besonderen Geheimhaltungspflicht. Sie ist verpflichtet:
ihr wegen ihres Amtes anvertraute oder sonst bekannt gewordene fremde Geheimnisse, namentlich zum persönlichen Lebensbereich gehörende Geheimnisse (z.B. der gesundheitliche Zustand oder die familiäre, finanzielle oder soziale Situation des Betroffenen), nicht zu offenbaren
ihr wegen ihres Amtes bekannt gewordene und vom Arbeitgeber ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig bezeichnete Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse nicht zu offenbaren und nicht zu verwerten (§ 179 Abs. 7 Satz 1 SGB IX)
Wichtig!
Diese Pflichten gelten auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt. Keine Geheimhaltungspflicht besteht:
wenn der Betroffene der Offenbarung zugestimmt hat
in der Zusammenarbeit mit dem Betriebs- bzw. Personalrat und den Stufenvertretungen
gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, den Integrationsämtern und den Rehabilitationsträgern, wenn die Offenbarung im Rahmen der Aufgabenerfüllung im Einzelfall notwendig ist (§ 179 Abs. 7 Satz 2 und 3 SGB IX)
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