Organisation ist Alles: Das Sekretariat des Betriebsrats

Ein Betriebsratsbüro, das mit den erforderlichen Sachmitteln ausgestattet ist, bildet die Basis für die Betriebsratsarbeit. Doch was steht Ihnen nach dem Gesetz wirklich zu? Geregelt ist das im Betriebsverfassungsgesetz.

In Ihr Betriebsratsbüro gehört eine büromäßige Ausstattung, die Sie in die Lage versetzt, Ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Die Anzahl und der zeitliche Umfang der Räume sind abhängig von der Größe des Betriebsrats und dem Ausmaß des Arbeitsanfalls.

Ab welcher Mitgliederanzahl besteht ein Anspruch auf ein Betriebsratsbüro?

In einem Betrieb mit mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern – also ab einem Dreier-Gremium – fallen für den Betriebsrat regelmäßig Tätigkeiten an, die einen Raum zur ständigen Benutzung erfordern. Der Betriebsrat kann vom Arbeitgeber verlangen, dass ihm ein Raum auf dem Betriebsgelände für die Betriebsratstätigkeit überlassen wird. Ein kleinerer Betriebsrat muss sich u.U. mit der Überlassung eines Raumes zu bestimmten Zeiten zufriedengeben.

Was ist, wenn kein geeigneter Raum vorhanden ist?

Ist auf dem Betriebsgelände kein geeigneter Raum vorhanden, hat der Arbeitgeber zu prüfen, ob durch entsprechende Umbaumaßnahmen ein Raum für den Betriebsrat geschaffen werden kann. Ob der Arbeitgeber über einen geeigneten freien Raum verfügt, ist unerheblich. Gegebenenfalls muss er zur hinreichenden Ausstattung des Betriebsrats ein bisher anderweitig genutztes Zimmer räumen und dessen bisherige Funktion auslagern.

Ist im Betrieb kein geeigneter Raum vorhanden, muss der Arbeitgeber einen Raum in Betriebsnähe anmieten oder einen Bürocontainer auf dem Betriebsgelände aufstellen. Der Anspruch des Betriebsrats hat sich nach den tatsächlichen Gegebenheiten und Möglichkeiten zu richten. Für die Bemessung der Raumgröße sind auch die Größe des Betriebsrats und die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer bedeutsam. Der Arbeitgeber ist gegebenenfalls verpflichtet, entsprechende Räume anzumieten. Das Betriebsratsbüro muss für die Beschäftigten gut erreichbar sein.

Wie sehen funktionsgerechte Räumlichkeiten aus?

Der zur Verfügung zustellende Raum ist angemessen einzurichten. Er sollte funktionsgerecht ausgestattet sein, d.h. beheizbar, beleuchtbar und mit dem erforderlichen Mobiliar versehen, wie es dem vergleichbaren betrieblichen Standard entspricht. Der dem Betriebsrat für seine laufende Geschäftsführung zur Verfügung gestellte Raum muss außerdem verschließbar sein. In der Regel ist ein fensterloser Raum nicht angemessen. Eine komplette Wand aus Fensterglas muss der Betriebsrat aber auch nicht hinnehmen, wenn er dadurch ständiger Beobachtung preisgegeben wird. Durch den Verweis des Arbeitgebers auf „betriebliche Standards“ kann das gesetzliche Recht des Betriebsrats auf Vertraulichkeit nicht beschnitten werden.

Der Sitzungsraum

Wenn die Büroräume zur Abhaltung von Betriebsratssitzungen nicht geeignet sind, ist auch ein Sitzungszimmer zur Verfügung zu stellen, in dem alle Mitglieder und eine übliche Anzahl an Gästen ausreichend Platz für die Sitzungen haben. Auch dieser muss optisch und akustisch abgeschirmt sein. 

Wer hat das „Hausrecht“ im Betriebsratsbüro?

Für das Betriebsratsbüro hat der Betriebsrat soweit ein Hausrecht, wie es zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Insofern kann er vom Arbeitgeber verlangen, dass dieser nicht ohne vorherige Genehmigung das Betriebsratsbüro betritt. Aus dem Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit folgt die Pflicht des Arbeitgebers, das Betriebsratsbüro – abgesehen von Notsituationen – nicht ohne Zustimmung des Betriebsrats zu betreten.

Der Betriebsrat hat keinen Anspruch darauf, die ihm vom Arbeitgeber einmal zugewiesenen Räume zu behalten. Der Arbeitgeber kann ihm auch andere Räume zuweisen. Diese müssen so beschaffen sein, dass sie für die Betriebsratstätigkeit geeignet sind. Unabhängig davon ist der Arbeitgeber nicht berechtigt, das bisher vom Betriebsrat benutzte Büro im Wege der Selbsthilfe auszuräumen und mit einer neuen Schließanlage zu versehen. Der Betriebsrat kann auch vom Arbeitgeber verlangen, dass dieser nur mit vorheriger Genehmigung das Betriebsratsbüro betritt bzw. dort befindliche Unterlagen (z.B. Möbel) aus dem Betriebsratsbüro entfernt.

Der Betriebsrat kann gemäß § 40 Abs. 2 BetrVG vom Arbeitgeber verlangen, das Betriebsratsbüro mit einem Sicherheitsschloss zu versehen, das nicht an die allgemeine Hausschließanlage angeschlossen ist. Die Schlüssel für das Betriebsratsbüro werden alleine vom Betriebsrat verwaltet.

Was gehört zur Büroausstattung?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Betriebsrat mindestens die Büroausstattung zukommen zu lassen, die er in vergleichbaren Büros verwendet. Für Büropersonal, für Sekretariatsaufgaben und evtl. für wissenschaftliche Zuarbeit hat der Betriebsrat den Bedarf ausführlich zu begründen und die eigenen Interessen gegen die des Arbeitgebers abzuwägen.

Zu einer angemessenen Ausstattung des Betriebsratsbüros gehören insbesondere:

• Angemessene Beleuchtung, Belüftung, Klimatisierung
• Bürostühle und Bestuhlung für Besprechungen
• Schreibtische mit üblicher Büroausstattung
• Schränke, mindestens einer davon muss abschließbar sein
• Material für die Erledigung der Betriebsratsarbeit, u.a. Schreibpapier, Briefpapier mit dem Briefkopf des Unternehmens und dem Zusatz „Betriebsrat“, Stempel, Briefumschläge, Briefmarken, Stifte, Aktenordner, Tischrechner, Aktenvernichter
• Ausstattung eines Sitzungsraums (Tische, Stühle, Flip-Chart, Moderationswände, Moderationsmaterial, Overhead-Projektor oder Beamer)
• Informations- und Kommunikationstechnik
• Eigene Telefonleitung (auf Antrag)
• Schwarze Bretter im Betrieb (Anzahl abhängig von Mitarbeiterzahl, Betriebsgröße und räumlicher Ausdehnung)
• Kopierer; in kleineren Unternehmen mindestens Mitbenutzungsmöglichkeit eines betrieblichen Kopiergerätes.

Zu einer angemessenen Büroausstattung gehören ebenfalls Informations- und Kommunikationstechnik (Hardware und Software). Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat zusätzlich die Möglichkeit geben, die Beschäftigten auf den im Betrieb üblichen elektronischen Wegen schriftlich zu informieren (z.B. Intranet).

In Gremien etwa ab einer Größe von 11 Mitgliedern läuft ohne sie nichts: Die Assistenz des Betriebsrats ist eine wichtige Stütze für ein gut funktionierendes Betriebsratsgremium. Aber welche Aufgaben übernimmt eine Assistenz im Betriebsratsbüro eigentlich? Und welche Voraussetzungen sollte sie mitbringen? Einen Überblick über die vielseitigen Tätigkeiten der Betriebsrats-Assistenz – und die entsprechenden Anforderungen – haben wir hier für Sie zusammengestellt – inklusive einer möglichen Stellenbeschreibung für eine solche Position.

Wann hat der Betriebsrat Anspruch auf eine Assistenz?

Der Betriebsrat ist nicht verpflichtet, sämtliche Bürotätigkeiten durch Betriebsratsmitglieder zu erledigen. Gerade in etwas größeren Gremien kann der zu erledigende Papierkram schnell sehr zeitintensiv werden. Deswegen gibt es auch in § 40 Abs. 2 BetrVG den Anspruch des Betriebsrats, geeignetes Büropersonal beim Arbeitgeber zu beantragen.

Doch wie immer bei Ansprüchen nach § 40 Abs. 2 BetrVG kommt es bei der Erforderlichkeit einer Assistenz alleine auf den tatsächlichen Arbeitsaufwand an. Gremiengröße und Anzahl der Arbeitnehmer im Betrieb sind nur ein erster Hinweis. Die Arbeit moderner Betriebsräte ist oft vielfältig und je nach Unternehmen unterschiedlich gelagert. Vergleichsweise kleine Betriebe mit komplexen Strukturen können für Betriebsräte mehr Arbeit bedeuten als beispielsweise ein großes Unternehmen mit eher konservativem Aufbau. Betriebsänderungen, keine Tarifbindung, hohe Personalfluktuation etc. können weiteren erheblichen Arbeitsaufwand für Betriebsräte verursachen. Solche Faktoren haben oft nichts mit der Betriebsgröße zu tun. Eine feste Gremiumsgröße, ab wann dem BR eine Assistenz zusteht, gibt es daher nicht. Ob und in welchem Umfang ein Anspruch gegeben ist, hängt vom tatsächlichen Arbeitsaufwand ab. 

Tipp:

Bei der Orientierung hilft jedoch folgende Faustformel: Ab einem 11er Gremium lässt sich die Erforderlichkeit einer Vollzeitkraft meist gut begründen.

Aber auch kleinere Gremien sollten sorgfältig prüfen, ob die Bestellung einer Bürokraft erforderlich und sinnvoll ist. Denn es gibt auch die Möglichkeit, dass dem Betriebsrat stundenweise eine Assistenz, also eine Teilzeitkraft zur Verfügung gestellt wird.

Übrigens:

Der Arbeitgeber kann die Überlassung einer Schreibkraft nicht mit der Begründung verweigern, er habe dem Betriebsrat bereits einen PC zur Verfügung gestellt. Das Gremium entscheidet selbst, wie und mit welchen Mitteln es seine Aufgaben wahrnimmt. Allerdings muss es auf die finanzielle Belastung für den Arbeitgeber Rücksicht nehmen.

Wer wählt das Büropersonal aus?

Der Betriebsrat kann keine Arbeitnehmer einstellen und auch keine Arbeitsverträge abschließen. Daher bestimmt der Arbeitgeber, wer dem Gremium als Assistenz überlassen wird. Bei der Auswahl des Büropersonals hat der Betriebsrat aber ein Mitspracherecht. Daher kann der Betriebsrat eine vom Arbeitgeber vorgeschlagene Person ablehnen, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Bürokraft und Betriebsrat gestört ist.

Vielleicht haben Sie aber auch schon eine bestimmte Person im Blick? Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber darüber – denn Ihre Assistenz sollte bereits von Anfang an das Vertrauen des Betriebsrats genießen!

Welche Rechtsstellung hat die Assistenz des Betriebsrats?

Die Assistenz des Betriebsrats ist Arbeitnehmer des Betriebs. Der Arbeitsvertrag besteht zwischen Arbeitgeber und Assistenz. Allerdings wird dem Betriebsrat das Weisungsrecht gegenüber der Assistenz übertragen. Das bedeutet, dass der Betriebsrat selbständig darüber entscheiden darf, welche konkreten Aufgaben er der Assistenz zuweist. Wenn die Assistenz nur teilweise für den Betriebsrat arbeitet, besteht das Weisungsrecht anteilig zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat.

Welche Aufgaben übernimmt die Assistenz des Betriebsrats?

Zunächst fallen im BR-Büro natürlich die klassischen Sekretariatsaufgaben an. Dazu gehören administrative Tätigkeiten wie

• Postbearbeitung
• Ablage
• Terminplanung und -koordination
• Reisevorbereitungen
• Erstellen von Präsentationen u. ä.

Wie jede Assistenz ist aber auch die Assistenz des Betriebsrats ein bisschen „Mädchen für alles“ – sie hat gleich mehrere Rollen inne und entsprechend viel zu jonglieren. So unterstützt die Assistenz den Betriebsratsvorsitzenden z. B., wenn es darum geht, die Betriebsratssitzung vorzubereiten und zur Sitzung zu laden.

Außerdem führt sie Protokoll, ist Anlaufstelle für die verschiedenen Ansprechpartner des Betriebsrats und unterstützt das Gremium bei der Öffentlichkeitsarbeit.
Sie organisiert und koordiniert also alle anstehenden Aufgaben, damit sich der Vorsitzende und die Betriebsratsmitglieder auf inhaltliche Themen konzentrieren können. Das klingt banal, bedeutet aber, dass die Assistenz über ein enorm gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick verfügen muss, um den Betriebsratsmitgliedern den Rücken freizuhalten. 

Welche Kompetenzen sind erforderlich?

Wichtige Voraussetzung ist natürlich zunächst ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen, um vor allem die üblichen Sekretariatsaufgaben effektiv erledigen zu können. Aber auch „Soft Skills“ wie Stressresistenz, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie organisiertes Arbeiten sind unabdingbar. Denn als Bindeglied zwischen Belegschaft, Arbeitgeber und den Gremien des Betriebsrats arbeitet die Assistenz des Betriebsrats mit Ansprechpartnern aller (Führungs-) Ebenen zusammen und sitzt damit permanent zwischen den Stühlen. 
Unerlässlich sind Zuverlässigkeit, Loyalität und vor allem Diskretion. Zwar unterliegt die Assistenz des Betriebsrats nicht der Geheimhaltungspflicht nach § 79 BetrVG, sie ist aber auf Grund ihrer arbeitsvertraglichen Treuepflicht zur Verschwiegenheit verpflichtet. Gerade im Betriebsratsbüro landen zwangsläufig viele vertrauliche Daten. Der Betriebsrat lebt davon, über unternehmerische und betriebliche Vorgänge informiert zu werden. Aber nur wer vertrauenswürdig und zuverlässig ist, kann erwarten, dass sowohl der Arbeitgeber als auch die Belegschaft ihm das gewünschte Vertrauen entgegenbringen. Das gilt natürlich gleichermaßen für das „Nadelöhr“ Betriebsratsbüro, durch das diese Informationen fließen.

Weiterhin macht es Sinn, wenn die Assistenz des Betriebsrates zumindest Basis-Kenntnisse im Betriebsverfassungsrecht mitbringt oder sich durch entsprechende Schulungen aneignet. Auch wenn viele Aufgaben, wie z.B. die Ladung zur Betriebsratssitzung, eigentlich dem Betriebsratsvorsitzenden obliegen, kommt es in der Praxis häufig vor, dass die Assistenz diese übernimmt oder zumindest den Vorsitzenden dabei unterstützt. Auch beim Protokollieren der Betriebsratssitzung ist es entscheidend, Formfehler zu vermeiden – denn Protokolle machen die Tätigkeit des Betriebsrats transparent, nachvollziehbar und vor allem rechtssicher. Hier kann sich Unwissenheit schnell rächen.

Gibt es einen Schulungsanspruch für die Assistenz des Betriebsrats?

Da die Assistenz des Betriebsrats selbst kein Betriebsratsmitglied ist, gilt hier nicht der Schulungsanspruch nach § 37 Abs. 6 BetrVG. Allerdings muss die Assistenz natürlich über die notwendigen Kenntnisse verfügen, damit sie die anstehenden Aufgaben auch erfüllen kann. Fehlen entsprechende Kenntnisse, so kann auch die Assistenz des BR Schulungen besuchen.
Der Betriebsrat muss dazu für die jeweilige Schulungsteilnahme der Assistenz einen Beschluss fassen und die Schulung beim Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 BetrVG bestellen.
Für die Beurteilung der Erforderlichkeit der jeweiligen Schulung geltend die allgemeinen Regeln wie beim Schulungsanspruch von Betriebsräten.

Eine wichtige Funktion im Rahmen der Organisation der Betriebsratsarbeit ist die vom Gesetz vorgesehene Protokollierung. Ein sorgfältig angefertigtes Protokoll der Betriebsratssitzung und Beschlussfassung ist nicht nur eine perfekte Gedächtnisstütze, sondern dient im Streitfall auch als wichtiger Nachweis, der vor Gericht Beweiskraft hat. 
Sie sehen, die Rolle des Schriftführers im Betriebsrat ist nicht zu unterschätzen. Doch was mach ein gutes Protokoll aus? Und was ist zu beachten, damit das Protokoll auch rechtssicher ist?

Wer ist Schriftführer?

Um das Amt des Schriftführers im Betriebsrat reißt sich kaum jemand: Die meisten empfinden das Protokollschreiben als lästig und oft wird diese Aufgabe einfach einem der Betriebsratsmitglieder „aufs Auge gedrückt“. 
Wenn es im Betriebsrat hoch her geht, haben Sie als Schriftführer alle Hände voll zu tun. Das bedeutet auch, dass Sie sich dann nicht mehr in vollem Maße in die Diskussion einbringen können. Daher macht es Sinn, wenn sich mehrere Schriftführer im Gremium abwechseln. So haben Sie auch gleich eine Vertretung, wenn Sie aufgrund von Krankheit, Urlaub oder anderen Verhinderungsgründen in der Betriebsratssitzung abwesend sind.

Rein theoretisch könnte in jeder Betriebsratssitzung ein anderes Mitglied Protokoll führen. Die meisten Gremien bestimmen aber einen oder mehrere feste Schriftführer. So müssen sich nicht alle Gremiumsmitglieder mit den formalen und rechtlichen Voraussetzungen der Sitzungsniederschrift auskennen. Wer im Regelfall Protokoll führt, kann auch in einer Geschäftsordnung festgelegt werden. Nur als Betriebsratsvorsitzender sollten Sie das Protokollieren lieber nicht übernehmen, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Leitungsaufgabe konzentrieren können.

Kann die Assistenz des Betriebsrats Protokoll- und Schriftführer sein?

Haben Sie als Betriebsratsgremium eine Assistenz, dann wird die Protokoll- und Schriftführung von der Assistenz übernommen. Obwohl die Assistenz des Betriebsrats nicht Betriebsratsmitglied ist, kann sie für diese Aufgabe an den Betriebsratssitzungen teilnehmen.

Was gehört in das Protokoll einer Betriebsratssitzung?

Nach oben hin sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Zum Mindestinhalt einer rechtssicheren Sitzungsniederschrift gehören jedoch:

• das Sitzungsdatum,
• der Wortlaut der Beschlüsse,
• die Stimmenmehrheit, mit denen der Beschluss gefasst wurde, und das Stimmenverhältnis, mit dem ein Beschluss gefasst oder der Antrag zur Beschlussfassung abgelehnt wurde,
• die Unterschrift des Vorsitzenden und mindestens eines weiteren Betriebsratsmitglieds,
• die Anwesenheitsliste, in die sich jeder Teilnehmer der Betriebsratssitzung eigenhändig eintragen muss, einschließlich des Arbeitgebers, der Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen usw., wenn sie an der Sitzung (wenn auch nur zeitweise) teilgenommen haben.

Wie ausführlich sollte das Protokoll sein?

Als Neuling fragen Sie sich vielleicht: Wie ausführlich muss ich denn jetzt eigentlich mitprotokollieren? Grundsätzlich gilt: Vom reinen Ergebnisprotokoll bis hin zum ausführlichen Wortprotokoll ist alles erlaubt. Meist ist das Protokoll der Betriebsratssitzung eine Mischform aus den verschiedenen Protokollarten. Je nachdem, wie wichtig der jeweilige Tagesordnungspunkt ist, muss es ausführlicher oder kann ein bisschen knapper ausfallen. Am besten Sie protokollieren so wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Fassen Sie kurz und knapp die wesentlichen Informationen, Ideen und Argumente zusammen.

In ausufernden Diskussionen ist es nicht immer einfach, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sind die Gemüter erhitzt, kann eine Diskussion schnell unübersichtlich werden. Fragen Sie in solchen Fällen einfach nach! Bitten Sie Ihre Kollegen, ihren Standpunkt noch einmal auf den Punkt zu bringen oder fordern Sie klare Aussagen.

Um den Überblick zu behalten, sollten Sie Ihr Protokoll strukturieren. Hilfreich können hier farbige Markierungen sein oder Spalten, die eine Diskussion in Pro und Contra unterteilen. Auch eine Protokollvorlage ist Gold wert! Haben Sie einen Laptop im Betriebsratsbüro oder können einen in die Sitzung mitbringen? Perfekt! Geben Sie alles direkt am Laptop in die Vorlage ein. Das spart viel Zeit und Ihr Protokoll ist im Handumdrehen fertig. Ansonsten müssen Sie die handschriftlichen Notizen noch einmal ordnen und nachtragen.