Organisation ist alles: Das Sekretariat des Betriebsrats

Der Betriebsrat ist nicht verpflichtet, sämtliche Bürotätigkeiten durch Betriebsratsmitglieder zu erledigen. Gerade in etwas größeren Gremien kann der zu erledigende Papierkram schnell sehr zeitintensiv werden. Deswegen gibt es auch in § 40 Abs. 2 BetrVG den Anspruch des Betriebsrats, geeignetes Büropersonal beim Arbeitgeber zu beantragen.

Doch wie immer bei Ansprüchen nach § 40 Abs. 2 BetrVG kommt es bei der Erforderlichkeit einer Assistenz alleine auf den tatsächlichen Arbeitsaufwand an. Gremiengröße und Anzahl der Arbeitnehmer im Betrieb sind nur ein erster Hinweis. Die Arbeit moderner Betriebsräte ist oft vielfältig und je nach Unternehmen unterschiedlich gelagert. Vergleichsweise kleine Betriebe mit komplexen Strukturen können für Betriebsräte mehr Arbeit bedeuten als beispielsweise ein großes Unternehmen mit eher konservativem Aufbau. Betriebsänderungen, keine Tarifbindung, hohe Personalfluktuation etc. können weiteren erheblichen Arbeitsaufwand für Betriebsräte verursachen. Solche Faktoren haben oft nichts mit der Betriebsgröße zu tun. Eine feste Gremiumsgröße, ab wann dem BR eine Assistenz zusteht, gibt es daher nicht. Ob und in welchem Umfang ein Anspruch gegeben ist, hängt vom tatsächlichen Arbeitsaufwand ab. 

Tipp:

Bei der Orientierung hilft jedoch folgende Faustformel: Ab einem 11er Gremium lässt sich die Erforderlichkeit einer Vollzeitkraft meist gut begründen.

Aber auch kleinere Gremien sollten sorgfältig prüfen, ob die Bestellung einer Bürokraft erforderlich und sinnvoll ist. Denn es gibt auch die Möglichkeit, dass dem Betriebsrat stundenweise eine Assistenz, also eine Teilzeitkraft zur Verfügung gestellt wird.

Übrigens:

Der Arbeitgeber kann die Überlassung einer Schreibkraft nicht mit der Begründung verweigern, er habe dem Betriebsrat bereits einen PC zur Verfügung gestellt. Das Gremium entscheidet selbst, wie und mit welchen Mitteln es seine Aufgaben wahrnimmt. Allerdings muss es auf die finanzielle Belastung für den Arbeitgeber Rücksicht nehmen.

Der Betriebsrat kann keine Arbeitnehmer einstellen und auch keine Arbeitsverträge abschließen. Daher bestimmt der Arbeitgeber, wer dem Gremium als Assistenz überlassen wird. Bei der Auswahl des Büropersonals hat der Betriebsrat aber ein Mitspracherecht. Daher kann der Betriebsrat eine vom Arbeitgeber vorgeschlagene Person ablehnen, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Bürokraft und Betriebsrat gestört ist.

 Tipp: In 3 Schritten zur Assistenz des Betriebsrats

1. Finden Sie heraus, ob Sie einen Anspruch auf Unterstützung durch eine Assistenz haben
   Schreiben Sie hierzu Ihren Arbeitsaufwand so genau wie möglich auf. Überprüfen Sie, wie viele Stunden Sie für welche (Büro-)Tätigkeit aufbringen. Je mehr Sie hier anführen können, umso leichter können Sie die Erforderlichkeit begründen.
    
2. Fassen Sie in der BR-Sitzung den Beschluss und informieren Sie Ihren Arbeitgeber
   Begründen Sie in dem Beschluss ausführlich gemäß dem aufgelisteten Arbeitsaufwand, warum und in welchem Umfang Sie eine Assistenz benötigen. 
    
3. Nutzen Sie Ihr Mitspracherecht bei der Auswahl der Assistenz
   Besprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wie die Stelle ausgeschrieben wird oder wer dafür in Betracht kommt. 

Eine Musterstellenausschreibung finden Sie unten als Download. 

Vielleicht haben Sie aber auch schon eine bestimmte Person im Blick? Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber darüber – denn Ihre Assistenz sollte bereits von Anfang an das Vertrauen des Betriebsrats genießen!

Die Assistenz des Betriebsrats ist Arbeitnehmer des Betriebs. Der Arbeitsvertrag besteht zwischen Arbeitgeber und Assistenz. Allerdings wird dem Betriebsrat das Weisungsrecht gegenüber der Assistenz übertragen. Das bedeutet, dass der Betriebsrat selbständig darüber entscheiden darf, welche konkreten Aufgaben er der Assistenz zuweist. Wenn die Assistenz nur teilweise für den Betriebsrat arbeitet, besteht das Weisungsrecht anteilig zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat.

Zunächst fallen im BR-Büro natürlich die klassischen Sekretariatsaufgaben an. Dazu gehören administrative Tätigkeiten wie

• Postbearbeitung
• Ablage
• Terminplanung und -koordination
• Reisevorbereitungen
• Erstellen von Präsentationen u. ä.

Wie jede Assistenz ist aber auch die Assistenz des Betriebsrats ein bisschen „Mädchen für alles“ – sie hat gleich mehrere Rollen inne und entsprechend viel zu jonglieren. So unterstützt die Assistenz den Betriebsratsvorsitzenden z. B., wenn es darum geht, die Betriebsratssitzung vorzubereiten und zur Sitzung zu laden.

Außerdem führt sie Protokoll, ist Anlaufstelle für die verschiedenen Ansprechpartner des Betriebsrats und unterstützt das Gremium bei der Öffentlichkeitsarbeit.
Sie organisiert und koordiniert also alle anstehenden Aufgaben, damit sich der Vorsitzende und die Betriebsratsmitglieder auf inhaltliche Themen konzentrieren können. Das klingt banal, bedeutet aber, dass die Assistenz über ein enorm gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick verfügen muss, um den Betriebsratsmitgliedern den Rücken freizuhalten.

Wichtige Voraussetzung ist natürlich zunächst ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen, um vor allem die üblichen Sekretariatsaufgaben effektiv erledigen zu können. Aber auch „Soft Skills“ wie Stressresistenz, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie organisiertes Arbeiten sind unabdingbar. Denn als Bindeglied zwischen Belegschaft, Arbeitgeber und den Gremien des Betriebsrats arbeitet die Assistenz des Betriebsrats mit Ansprechpartnern aller (Führungs-) Ebenen zusammen und sitzt damit permanent zwischen den Stühlen. 

Unerlässlich sind Zuverlässigkeit, Loyalität und vor allem Diskretion. Zwar unterliegt die Assistenz des Betriebsrats nicht der Geheimhaltungspflicht nach § 79 BetrVG, sie ist aber auf Grund ihrer arbeitsvertraglichen Treuepflicht zur Verschwiegenheit verpflichtet. Gerade im Betriebsratsbüro landen zwangsläufig viele vertrauliche Daten. Der Betriebsrat lebt davon, über unternehmerische und betriebliche Vorgänge informiert zu werden. Aber nur wer vertrauenswürdig und zuverlässig ist, kann erwarten, dass sowohl der Arbeitgeber als auch die Belegschaft ihm das gewünschte Vertrauen entgegenbringen. Das gilt natürlich gleichermaßen für das „Nadelöhr“ Betriebsratsbüro, durch das diese Informationen fließen.

Weiterhin macht es Sinn, wenn die Assistenz des Betriebsrates zumindest Basis-Kenntnisse im Betriebsverfassungsrecht mitbringt oder sich durch entsprechende Schulungen aneignet. Auch wenn viele Aufgaben, wie z.B. die Ladung zur Betriebsratssitzung, eigentlich dem Betriebsratsvorsitzenden obliegen, kommt es in der Praxis häufig vor, dass die Assistenz diese übernimmt oder zumindest den Vorsitzenden dabei unterstützt. Auch beim Protokollieren der Betriebsratssitzung ist es entscheidend, Formfehler zu vermeiden – denn Protokolle machen die Tätigkeit des Betriebsrats transparent, nachvollziehbar und vor allem rechtssicher. Hier kann sich Unwissenheit schnell rächen.

Da die Assistenz des Betriebsrats selbst kein Betriebsratsmitglied ist, gilt hier nicht der Schulungsanspruch nach § 37 Abs. 6 BetrVG. Allerdings muss die Assistenz natürlich über die notwendigen Kenntnisse verfügen, damit sie die anstehenden Aufgaben auch erfüllen kann. Fehlen entsprechende Kenntnisse, so kann auch die Assistenz des BR Schulungen besuchen.
Der Betriebsrat muss dazu für die jeweilige Schulungsteilnahme der Assistenz einen Beschluss fassen und die Schulung beim Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 BetrVG bestellen.
Für die Beurteilung der Erforderlichkeit der jeweiligen Schulung geltend die allgemeinen Regeln wie beim Schulungsanspruch von Betriebsräten.