Question 1

Wobei hilft mir die App?

Accepted Answer

Die App Betriebsrat360 hat das Zeug, zu Ihrem persönlichen, digitalen 360-Grad-Assistent in der BR-Sitzungswelt zu werden – von der Vorbereitung der Sitzung (inkl. Tagesordnung und Einladungen) über die Durchführung bis hin zu Nachbereitung. Dabei erfindet Betriebsrat360 die Welt nicht neu, sondern verbindet funktionsstarke Microsoft 365-Komponenten wie Teams, SharePoint, Outlook und Word und reichert sie intelligent an. Sitzungsmanagement war nie einfacher.

Question 2

Was kann die App im Einzelnen leisten?

Accepted Answer

Zu Beginn nehmen Sie ein paar Konfigurationen vor, die Ihnen im Nachgang das Organisieren erleichtern: Wer gehört zum Gremium? Welche Agendapunkte stehen bei Ihnen regelmäßig auf der Tagesordnung? Etc. Anschließend greifen Sie bei der konkreten Sitzungsplanung auf diese Standards zurück und kommen in wenigen Schritten zur fertigen Tagesordnung, Anwesenheitsliste und Protokollvorlage. Die Einladung via Outlook wird angestoßen und ein Microsoft-Teams-Meeting erzeugt. Aus den Rückmeldungen auf die Einladung generiert sich automatisch die Anwesenheitsliste. Für jede Sitzung wird automatisch ein Teamskanal mit diesen Dokumenten generiert. Zusätzlich können Sie, wie gewohnt, alle weiteren zur Sitzung zugehörigen Dokumente dort ablegen.

Question 3

Wie kann ich die Mitglieder meines Gremiums verändern?

Accepted Answer

Die Anzahl der Gremiumsmitglieder können Sie unter „Konfiguration | Gremium” verändern. Die Mitglieder wählen Sie über „Konfiguration | Mitglieder” aus der Liste alle Mitglieder Ihrer Organisation aus. Keine Sorge: Nur die Personen, die aktiv ausgewählt wurden, können Inhalte der App lesen.

Question 4

Wer legt bei der Installation die Berechtigungen in der App fest?

Accepted Answer

Zugriff auf die App erhalten nur diejenigen Personen, die Sie unter „Konfiguration | Mitglieder” aktiv als Gremiumsmitglieder definieren. Bitte achten Sie darauf, dass in der verknüpften Microsoft 365 Gruppe nur die gewünschten Mitglieder enthalten sind, da diese die Berechtigung auf die entsprechenden Teamskanäle und Dateien erteilt. Die Mitgliederzuweisung zu einer Microsoft 365 Gruppe können die sogenannten Besitzer dieser Gruppe oder Ihre IT-Administratoren verwalten.

Question 5

Wer hat das initiale Vollzugriffsrecht, das später auf den BRV übergeht?

Accepted Answer

Im Rahmen der Konfiguration kann diejenige Person, die die App heruntergeladen hat, festlegen, welche Personen über volle bzw. eingeschränkte Bearbeitungsrechte verfügen sollen.

Question 6

Für jede Sitzung wird automatisch ein Teamskanal angelegt. Aktuell liegt das Limit für ein Team bei 200 Kanälen. Was passiert, wenn Sie bereits 200 Sitzungen (= 200 Kanäle) erstellt haben?

Accepted Answer

Aktuell liegt das Limit für ein Team bei 200 Kanälen. Dann erscheint eine Warnmeldung auf der Startseite der App oder bei Erstellen der nächsten Sitzung. Navigieren Sie in diesem Fall in die Konfiguration und erstellen Sie ein neues Team (bei kleineren Unternehmen) oder beauftragen Sie Ihre IT (in größeren Unternehmen), ein neues Team zu erstellen. Wir empfehlen, pro Jahr ein Team anzulegen.

Question 7

Wie kann ich unsere Kanäle am besten organisieren?

Accepted Answer

Überlegen Sie sich vorab eine Struktur, damit Sie den Überblick über Ihre Kanäle behalten. Die App schlägt automatisch einen Namen im amerikanischen Datumsformat (YYYY-MM-DD) vor, da dann die Reihenfolge der Kanäle (= Sitzungen) stimmt.

Question 8

Was müssen wir rechtlich beachten, wenn wir die App als Gremium nutzen möchten?

Accepted Answer

Es geht hier um die Umorganisation Ihrer BR-Arbeit. Daher sollten Sie auf jeden Fall einen Beschluss fassen, dass Sie die App nutzen möchten.

Question 9

Wie komme ich an die App?

Accepted Answer

Sie können die App auf www.ifb.de/service/betriebsrat360 herunterladen. Bitten Sie anschließend Ihre IT-Abteilung, die App in Ihrem Betrieb zu installieren (Dauer ca. 10 Minuten). Eine Installationsanleitung und eine vorformulierte Nachricht für Ihre Kollegen in der IT-Abteilung finden Sie im Downloadbereich. Achtung: Da die App aktuell nur einmal innerhalb des Tenants verwendet werden kann, sollte nur ein BR-Mitglied die App herunterladen und installieren lassen.

Question 10

Was kostet die App?

Accepted Answer

Die Nutzung der App ist für Betriebsräte in der ersten Version kostenfrei. Durch die Bereitstellung der App möchten wir Ihnen als Betriebsrat dabei helfen, den organisatorischen Aufwand rund um die BR-Arbeit zu reduzieren.

Question 11

Wie hängt die Konfiguration der Tagesordnung mit den Tagesordnungen der einzelnen BR-Sitzungen zusammen?

Accepted Answer

Die Tagesordnung im Bereich „Konfiguration” fungiert als Vorlage für die konkreten Sitzungstagesordnungen. Sie hält demnach einen Vorschlag parat und stellt sicher, dass es eine Tagesordnung gibt. Zusätzliche Tagesordnungspunkte können Sie individuell für jede Sitzung ergänzen.

Question 12

Woher kommen die Textvorschläge, die zu Beginn bereits vorhanden sind?

Accepted Answer

Experten aus der Betriebsratspraxis und Juristen haben hier Vorschläge für die drei Varianten analoge Sitzung, digitale Sitzung und hybride Sitzung definiert. Sollten Sie nie digitale oder hybride Sitzungen abhalten, können Sie diese Blöcke einfach aus der Konfiguration entfernen. Sollten die Formate Ihrer Sitzungen wechseln, empfiehlt es sich, die Texte in der Konfiguration zu belassen und bei der konkreten Sitzungserstellung den nicht zutreffenden Part zu streichen.

Question 13

Wie kann ich sicher sein, dass meine Einladung auch tatsächlich verschickt wurde?

Accepted Answer

Wenn Sie die Sitzung erstellt haben, finden Sie die Einladung – wie bei anderen Outlook-/ Teamsterminen auch – unter Ihren gesendeten Elementen.

Question 14

Wie nehme ich an einer digitalen BR-Sitzung teil?

Accepted Answer

Digitale Sitzungen werden mit Microsoft Teams durchgeführt. Somit erscheint die Sitzung automatisch im Outlook- und Teamskalender der Teilnehmer. Dort können Sie einfach auf „jetzt teilnehmen” klicken und schon befinden Sie sich in Ihrer digitalen BR-Sitzung.

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