Wie funktioniert die Betriebsrat360-App?

Die App ist für Teams downloadbar. Ihre IT erstellt Ihnen ein Team. In diesem Team wird dann aus der App heraus pro Sitzung ein Kanal generiert, in dem die zugehörigen Dokumente automatisch unter den Dateien erscheinen. Es gibt also zwei Bereiche: Die App an sich und einen Teams-Kanal. Auf den Kanal und die dort abgelegten Dateien haben alle Betriebsratsmitglieder Zugriff und können gegebenenfalls Ersatzmitglieder hinzugefügen. Mit der App selbst arbeiten vor allem diejenigen, die für die Organisation im Betriebsrat zuständig sind, wie BRV, Stellvertreter und Assistenz.

Was sind die Voraussetzungen dafür, dass wir die App als Gremium benutzen können?

Da es um die Umorganisation Ihrer BR-Arbeit geht, sollten Sie auf jeden Fall einen Beschluss fassen, in dem Sie festhalten, dass Sie die App nutzen möchten. Details können Sie in der Geschäftsordnung regeln.

Was kostet die Nutzung der Betriebsrat360-App?

Die Nutzung der App ist für Betriebsräte kostenfrei. Das ifb versteht sich als Bildungspartner und möchte durch die Bereitstellung der App einen Beitrag leisten, um Ihren Administrationsaufwand im Gremium zu reduzieren.

Gibt es ein ein Limit an Kanälen für die Sitzungen? Und was ist zu tun wenn dieses erreicht ist?

Aktuell liegt das Limit für Microsoft Teams bei 1000 Kanälen. Bei 950 erscheint eine Warnmeldung (Startseite der App oder bei Erstellen der nächsten Sitzung). Navigieren Sie in diesem Fall in die Konfiguration und erstellen Sie ein neues Team (bei kleineren Unternehmen) oder beauftragen Sie Ihre IT (in größeren Unternehmen), ein neues Team zu erstellen. Wir empfehlen, für jeden Ausschuss ein eigenes Team anzulegen.

Kann ich die App360 auch testen bevor ich sie im Gremium ausrolle?

Natürlich, alle Testgremien haben zunächst parallel gearbeitet, um zu entscheiden, ob sie dauerhaft mit dem Tool arbeiten.

Wie stelle ich sicher, dass niemand außerhalb des Betriebsrats auf unsere Dateien zugreifen kann?

Alle Dateien liegen in Ihrem firmeninternen Teamsbereich. In der Konfiguration wählen Sie das richtige Standard-Team aus. Wenn in diesem nur feste Betriebsratsmitglieder hinzugefügt sind, haben auch nur diese Zugriff auf die abgelegten Dateien.

Wie kann ich die Mitglieder meines Gremiums verändern?

Die Anzahl der Gremiumsmitglieder können Sie in der Konfiguration unter "Gremium" verändern. Die Mitglieder wählen Sie in Konfiguration unter "Mitglieder" aus der Liste aus. Nur die Personen, die aktiv ausgewählt wurden, können Inhalte in der App lesen.

Wie regele ich den Zugriff für Ersatzmitglieder?

Bei Nachrücken können Sie die Ersatztmitglieder dem Team hinzufügen. Dann haben diese Zugriff auf alle in den Kanälen abgelegten Dateien. Alternativ können Sie auch nur die für die Sitzung bzw. den Tagesordnungspunkt benötigten Dateien (in Teams oder im Sharepoint) freigeben, wie Sie es grundsätzlich aus Teams kennen.

Wie gehen wir mit länger verhinderten Mitgliedern um? (z.B. Elternzeit oder längere Krankheit, Kur usw.?)

Für die Zeit der längeren Verhinderung rücken Ersatzmitglieder gem. § 25 BetrVG kraft Gesetzes in den Betriebsrat nach. Sie können sie also für diese Zeit als Mitglied im ausgewählten Standard-Team hinzufügen. Dann erhalten sie Zugriff auf alle Unterlagen.

Wo gibt es Informationen zum Datenschutz?

Unter folgendem Link geht es zu den Datenschutzhinweisen: www.betriebsrat360.de/datenschutz

Betriebsrat360 für MS Teams, Microsoft und der Datenschutz: Wie passt das zusammen?

Der Einsatz von Microsoft 365 ist zwar nach wie vor unter Beobachtung durch die Aufsichtsbehörden, gleichzeitig ist die betriebliche Praxis hier schon weiter: Eine Vielzahl von Unternehmen setzt MS 365 ein, eine vollständige Blockade durch den Betriebsrat wäre wohl vor einer Einigungsstelle schwer durchzusetzen. Es ist unumgänglich im Rahmen einer (Rahmen-)Betriebsvereinbarung Regelungen zur Nutzung und den Umgang damit zu erstellen. In unseren Augen ist im Ergebnis daher nicht die Frage „ob“ MS 365 genutzt wird, sondern „wie“. Diesen Umständen wollen wir durch unsere BR360-App Rechnung tragen. Der ifb-Datenschutzbeauftragte war bei der Entwicklung involviert, s.a. unsere Hinweise zum Datenschutz .

Darf der Betriebsrat eigenständig entscheiden ob die App verwendet wird oder könnte der Arbeitgeber die Nutzung ablehnen?

Es gibt Arbeitgeber oder IT-Security-Abteilungen, die sich sperren und alleine entscheiden kann der BR es am Ende nicht – einer unserer Testkunden konnte seine sehr strenge IT letztlich überzeugen (Hauptsitz USA und Softwareunternehmen).

Wie werden Updates zur App eingespielt nachdem diese einmalige installiert wurde?

Die App selbst liegt in der Azure Cloud, d.h. die behobenen BUGs oder neuen Funktionen können von dort eingespielt werden. Die Dateien liegen bei Ihnen. So profitiert ihr automatisch von Verbesserunge und Fehlerbehebungen.

Lässt sich die Vorlage der Tagesordnung aus der Konfiguration für einzelne Sitzungen anpassen?

Die Tagesordnung im Bereich Konfiguration versteht sich als Vorlage für die kommenden Tagesordnungen der einzelnen Sitzungen. Sie hält demnach einen Vorschlag parat und stellt sicher, dass es eine Tagesordnung gibt. Für die einzelnen Sitzungen können Sie die Tagesordnungspunkte individuell anpassen.

Wie kann ich sicher sein, dass meine Einladung auch tatsächlich verschickt wurde?

Wenn Sie die Sitzung in der Betriebsrat360-App erstellt haben, finden Sie die Einladung wie bei anderen Outlook-/Teamsterminen auch unter Ihren gesendeten Elementen und können hier sicherstellen, dass sie versandt wurde.

Wie nehme ich an einer digitalen BR-Sitzung teil?

Digitale Sitzungen werden mit Microsoft Teams durchgeführt. Somit erscheint die Sitzung automatisch im Outlook- und Teams-Kalender der Teilnehmer. Hier können Sie einfach auf "(Online) Teilnehmen" klicken und schon befindet Sie sich in Ihrer digitalen BR-Sitzung.

Was ist zu beachten, wenn eine Sitzung mehrere Tage dauert?

Hierfür gibt es bei den unterschiedlichen Tagesordnungspunkten die Auswahlmöglichkeit: "Neuer Sitzungstag". Wenn Sie diesen auswählen, beginnt ein neuer Abschnitt mit dem Block Organisatorisches und Feststellung der Beschlussfähigkeit. WICHTIG: Die Endzeiten an allen Sitzungstagen (außer dem letzten) sowie die Startzeiten der Tage dazwischen müssen Sie in der Einladung manuell eintragen, da in Outlook bzw. Teams eine durchgängige Einladung versendet wird.

Wieso kann ich verschiedene Typen als Tagesordnungspunkt auswählen?

Hier sind jeweils komplette vorformatiert Text-Blöcke von unseren Experten entwickelt worden, die dann automatisch im Protokoll erscheinen und die immer gleich aussehen sollten, damit sie rechtssicher abgehandelt werden können. Beispiel: Die Ergänzung der Tagesordnung funktioniert nur mit (einstimmigem) Beschluss, daher auch "read only" bei der Spalte "mit Beschluss". Standardmäßig sollten Sie bei neuen Tagesordnungspunkten "Allgemein" auswählen. Hier sind Sie in der Gestaltung frei.

Können Dateien innerhalb des Protokolls verlinkt werden?

Nicht automatisiert - Tipp: in der TO "mit Anlage anhaken und im Word-Dokument manuell zum richtigen Ort/Dokument verlinken, wenn ihr die Sitzung vorbereitet.

Weshalb wurde für die Tagesordnungspunkte keine Beginn- und Endzeit festgelegt?

Der Gedanke von der Dauer in Minuten auf tatsächliche Zeiten zu wechseln, existiert schon, vorerst könnt Ihr die Dauer in Minuten ausblenden und die tatsächlichen Zeiten im Protokoll vermerken – die können in der Realität ja immer vom Plan abweichen – die Minuten sollen nur helfen, eine Orientierung zu geben und bei der Sitzungsleitung zu helfen, die Zeit im Blick zu behalten.

Betriebsrat360 | Ihr digitaler Sitzungsmanager

Betriebsrat360 - Ihr digitaler Helfer für das BR-Büro

Power-Tool statt Papierkram: Mit unserer neuen App "Betriebsrat360" – Ihrem digitalen Sitzungsmanager – automatisieren Sie Ihre Aufgaben rund um die Betriebsratssitzung. Und das rechtssicher und effizient von der Vorbereitung über die Einladung und Durchführung bis hin zum Protokoll. Nutzen Sie die gewonnene Zeit und Energie für die wesentlichen Inhalte Ihrer Betriebsratsarbeit!

Wo kann ich Betriebsrat360 downloaden?

Hier finden Sie die App als komprimierte ZIP-Datei inklusive einer detaillierten Anleitung zur Installation. Gerne können Sie auch unsere E-Mail-Vorlage an Ihre IT-Abteilung nutzen, in der beide Dokumente bereits angehängt sind.
Für die Nutzung der Betriebsrat360-App gelten unsere Datenschutzerklärung und unsere Nutzungsbedingungen.

Datenschutzhinweise der ifb GmbH & Co. KG für die Nutzung der Betriebsrat360-App

Allgemeines
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellwert. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir in unserer BR360-App verarbeiten, wie und zu welchen Zwecken wir diese verwenden und welche Rechte Ihnen aus datenschutzrechtlicher Sicht zustehen.

Unsere BR360-App wird im Rahmen der Microsoft-Plattform Microsoft Teams (MS Teams) angeboten. MS Teams ist als Dienst in die Microsoft 365-Suite (MS 365) integriert und auf dem System des Users von diesem bereitzustellen, da sonst eine Nutzung dieser App nicht möglich ist.

Wenn Sie unsere BR360-App benutzen, findet im Rahmen der Nutzung von MS Teams auch eine Datenverarbeitung durch Microsoft statt. Weitere grundsätzliche Informationen zum Datenschutz bei Microsoft und bei MS Teams erhalten Sie unter https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung, an wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Datenverantwortliche Stelle ist die ifb GmbH & Co. KG, Prof.-Becker-Weg 16, 82418 Seehausen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Datenschutz betreffend die BR360-App an unseren Datenschutzbeauftragten, Anschrift siehe eben bzw. E-Mail an datenschutz@ifb.de.

Welche Daten werden erfasst, wie werden sie verwendet und wie lange werden sie gespeichert?

Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten

Allgemeine Personen- und Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) bei der Erstregistrierung pro Unternehmen/M365-Tenant;
Online-Daten (IP-Adresse): Wird beim Aufruf der Seite in Web Server-Logs bzw. in Application Insights gespeichert (siehe dazu auch die allgemeinen Datenschutzhinweise des ifb, Link am Ende dieser Information);
Daten zur Funktion in der Interessenvertretung (z.B. BR-Mitglied, Ersatzmitglied, SBV, JAV): Dabei werden das Geschlecht und ein optionaler Kommentar in einem Freitextfeld pseudoanonymisiert über die M365-Benutzer-ID verarbeitet und gespeichert. Genereller Hinweis: Eine Verknüpfung/Verarbeitung der M365-Benutzer-ID mit weiteren Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adresse) erfolgt nur temporär während der Nutzung der App. Diese Daten werden nicht innerhalb der App abgespeichert.
Sitzungsdaten: Für einzelne Sitzungen werden Daten wie etwa die M365-Benutzer-IDs der eingeladenen Teilnehmer und Rückmeldeinformationen (Teilnahmeform, Zusage/Absage, Bestehen eines Verhinderungsgrundes, Kommentar) gespeichert. Im Rahmen der Erstellung der Dokumente (Anwesenheitsliste, Protokoll) werden weiterhin temporär Daten aus der M365-Schnittstelle verarbeitet. Diese Schnittstellendaten werden nicht innerhalb der App gespeichert. Das erstellte Dokument wird ausschließlich in der M365-Umgebung innerhalb eines Teams-Kanals auf Kundenseite gespeichert. Ebenso können während des Prozesses der Verwendung der Einladung Daten aus der M365-Schnittstelle verarbeitet werden. Die Einladung wird ausschließlich über die M365-Umgebung des Benutzers versendet und dort gespeichert.
Ggfs. können durch den Benutzer in Freitextfeldern weitere personenbezogene Daten (z.B. persönliche Anreden; Nennung von Namen in Tagesordnungspunkten etc.) eingetragen werden, die innerhalb der App gespeichert werden.

Zweck der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung der Daten in der BR360-App dient dazu, eine inhaltlich und rechtlich korrekte Sitzungsgestaltung durch das die App verwendende Gremium zu ermöglichen. Die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse wird dazu verwendet, um dem User systemrelevante Informationen zur App bekanntzugeben.

Dauer der Datenspeicherung:
Grundsätzlich werden die Daten so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Speicherzwecks erforderlich ist. Eine Archivierung, Speicherung bzw. Datensicherung liegt im Verantwortungsbereich des Benutzers unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Mit der Funktion „Sitzungsdaten löschen“ werden alle Sitzungsdaten für eine konkrete Sitzung (z.B. eine BR-Sitzung) mit Ausnahme der in der Sitzungsübersicht („Alle Sitzungen“) angezeigten Daten endgültig gelöscht. Sitzungsdaten innerhalb der M365-Umgebung des Benutzers (z.B. die Einladung zur Sitzung per MS Teams, erstelle Dokumente, Teams-Kanäle) bleiben durch diese Löschung unberührt.

Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Datenspeicherung erfolgt in Cloud-Datenbanken bei Microsoft-Azure in der Region Westeuropa (Niederlande).

Weitere Informationen zum Datenschutz
Diese Hinweise geben einen Überblick über spezielle datenschutzrechtliche Themen bei Nutzung der App „Betriebsrat 360“. Weiterführende Informationen zum Datenschutz sind unter www.ifb.de/service/datenschutz abrufbar. Hier erhalten Sie auch Informationen über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO, über Empfänger von Daten sowie über die Orte der Datenverarbeitung.

Stand dieser Information: 18.09.2024

Nutzungsbedingungen der ifb GmbH & Co. KG für die Nutzung der Betriebsrat360-App

Akzeptanz der Bedingungen
Das ifb stellt Ihnen diese mobile App zur kostenlosen Nutzung und zum Herunterladen auf ein mobiles Endgerät zur Verfügung. Eine Nutzung dieser von der ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG angebotenen App (nachfolgend Betriebsrat360-App) ist ausschließlich auf Grundlage dieser Bedingungen zulässig. Bitte lesen Sie die Bedingungen vor der Nutzung der Betriebsrat360-App sorgfältig durch. Mit dem Zugriff auf und der Nutzung von der Betriebsrat360-App erklären Sie sich mit den folgenden, verbindlich geltenden Nutzungsbedingungen einverstanden. Soweit Sie mit diesen Bedingungen nicht einverstanden sind, ist eine Nutzung der Betriebsrat360-App nicht gestattet.

Urheberrechte
Der Inhalt und der Aufbau der Betriebsrat360-App sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Informationen oder Daten (Text, Bild, Grafik, Ton, Video- oder Animationsdateien) dürfen insbesondere nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG genutzt, vervielfältigt oder in sonstiger Form verwendet werden; dies gilt auch für eine auszugsweise Verwendung.

Gewährleistungs- und Haftungsausschluss
Sämtliche Informationen, die Sie auf der Betriebsrat360-App erhalten, wurden sorgfältig erarbeitet. Es wird besonderer Wert auf Aktualität, Richtigkeit und Rechtssicherheit gelegt. Bei der Auswahl und Pflege der Inhalte wird größtmögliche Sorgfalt angewendet. Ungeachtet dessen sind Fehler nicht auszuschließen. Eine Gewähr für die Aktualität, Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen wird abgelehnt; eine Haftung für Fehler oder Auslassungen besteht nicht. Die bereitgestellten Informationen entsprechen dem geltenden Recht, ohne jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung. Die App erbringt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes und ersetzt in keinem Fall eine individuelle Rechtsberatung.

Über die Betriebsrat360-App können Berechnungen angestellt werden. Die Betriebsrat360-App wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Bitte beachten Sie, dass wir für die Richtigkeit der Ergebnisse keine Gewähr übernehmen.

Die ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG haftet auch nicht für ununterbrochenes und fehlerfreies Funktionieren der Betriebsrat360-App. Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen von Microsoft Teams. Es gibt keinen recht-lichen Anspruch auf Mängelbeseitigung.

Die ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG behält sich Änderungen zur Anpassung des Systems an den Stand der Technik, Änderungen zur Optimierung des Systems, insbesondere zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit, sowie Änderungen an Inhalten vor, sofern letztere zur Korrektur von Fehlern, zur Aktualisierung und Vervollständigung, zur programmtechnischen Optimierung oder aus lizenzrechtlichen Gründen erforderlich sind.

Die Nutzung der App erfolgt auf eigenes Risiko.

Anwendbares Recht, Gerichtsstand
Es gilt ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Gerichtsstand ist München

Kontaktinformationen:
ifb Institut zur Fortbildung von Betriebsräten GmbH & Co. KG
Prof.-Becker-Weg 16
D-82418 Seehausen am Staffelsee
E-Mail: betriebsrat360@ifb.de

Die kostenlose ifb-App für MS Teams

Betriebsrat360 - Ihr digitaler Helfer für das BR-Büro

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