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Übernahme der Kosten rund ums Seminar

Verhältnismäßigkeit der Reise- und Hotelkosten

Grundsätzlich werden die notwendigen Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten für einen Seminarbesuch von Betriebsräten gemäß § 40 BetrVG vom Arbeitgeber übernommen.

Gleichzeitig ist jedoch immer eine Abwägung zwischen dem Interesse des Betriebsrats am Besuch von Schulungsveranstaltungen und den Kosten des Arbeitgebers vorzunehmen. Der Betriebsrat hat darauf zu achten, dass keine unnötigen Kosten verursacht werden, Reise- und Hotelkosten also verhältnismäßig sind. Was sind aber verhältnismäßige Kosten? Können diese durch betriebliche Regelungen wie Reisekostenrichtlinien und Dienstreiseregelungen beeinflusst werden? Und wird die Reisezeit zu Seminaren bei Betriebsräten generell als Arbeitszeit angesehen?

Zur Klärung dieser Fragen rund um die Reise- und Hotelkosten sowie rund um die Arbeitszeit für Betriebsräte auf Seminaren haben wir die wichtigsten gesetzlichen Regelungen und Entscheidungen zusammengestellt.

Wichtige Rechtsprechung zu Fragen bzgl. Reise- und Hotelkosten, An- und Abreise sowie des Seminarorts

Muss der Arbeitgeber für meine kompletten Reisekosten aufkommen?

Ja, grundsätzlich muss Ihr Arbeitgeber die Reisekosten komplett erstatten. Er darf auch nicht einseitig eine Obergrenze für Schulungskosten festlegen. 

Dies gilt sowohl für ortsnahe als auch für ortsferne Seminare, wenn für Ihren Schulungsbesuch nur ortsferne Seminare in Frage kommen. Allerdings muss der Betriebsrat auch bei der Wahl der Verkehrsmittel auf die Kosten achten. Hier spielt natürlich auch die Erreichbarkeit des Seminarortes eine Rolle. Vom Flugzeug, über die Bahn, bis hin zum PKW ist also unter Berücksichtigung von Erreichbarkeit und Kosten grundsätzlich alles möglich.

 

Aber Vorsicht: Eine für alle Arbeitnehmer verbindliche betriebliche Reisekostenregelung muss auch von den Betriebsratsmitgliedern für ihre Betriebsratstätigkeit beachtet werden. Die entsprechende Rechtsprechung besagt:

"Besteht in einem Betrieb eine für alle Arbeitnehmer verbindliche betriebliche Reisekostenregelung, so ist diese grundsätzlich auch dann zu beachten, wenn dort geregelte Kosten Betriebsratsmitgliedern bei einer Betriebsratstätigkeit entstehen. Ohne Bedeutung ist, ob die Betriebsratsmitglieder vor ihrer fraglichen Betriebsratstätigkeit die Reisekostenregelung gekannt haben oder kennen mussten, wenn ausnahmslos nach ihr abgerechnet wird."
(BAG vom 17. September 1974 - 1 ABR 98/73)

"Bei einer von mehreren Betriebsratsmitgliedern durchzuführenden Reise, für die ein Betriebsratsmitglied seinen Pkw benutzt, ist es für andere Betriebsratsmitglieder grundsätzlich zumutbar, diese Mitfahrmöglichkeit in Anspruch zu nehmen. Dies gilt nur dann nicht, wenn nach den besonderen Umständen des Einzelfalles es als nicht zumutbar erscheint, die Mitfahrmöglichkeit zu nutzen, so z.B. wenn die begründete Besorgnis besteht, dass der Mitfahrende sich dadurch in eine besondere Gefahr begibt."
(BAG vom 28. Oktober 1992 - 7 ABR 10/92)

Darf ich auch Seminare an weiter entfernten Orten besuchen?

Sie dürfen - aber wegen Ihrer Pflicht zur Rücksichtnahme auf die Kosten des Arbeitgebers nur, wenn der Besuch von gleichwertigen ortsnahen Seminaren nicht möglich ist.

Besonders bei Spezialseminaren, die seltener und deshalb an weniger Orten angeboten werden, ist z.B. der Besuch von ortsnahen Seminaren oft nicht möglich. Außerdem müssen Sie auch bei Grundlagenseminaren nicht zu lange auf ein Seminar in Ortsnähe beim gleichen Anbieter warten.

 

Die Rechtsprechung sagt dazu konkret:

"Häufig ist auch die Entsendung eines Betriebsratsmitglieds an einen entfernteren Ort gerechtfertigt, wenn das gewünschte Seminar nicht in Ortsnähe angeboten wird. Ebenso kann ein bereits genehmigter Urlaub des Betriebsratsmitglieds dem Besuch eines ortsnahen Seminartermins entgegenstehen. Dem Betriebsrat kann nicht zugemutet werden, drei Monate auf dasselbe Seminar in Ortsnähe zu warten."
(LAG Köln vom 11. April 2002 - 10 TaBV 50/01)

"Die Entsendung des Betriebsratsmitglieds an einen entfernten Schulungsort ist auch unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit gerechtfertigt, wenn eine nähere Schulungsstätte, bei der keine Übernachtungskosten und geringere Fahrtkosten anfallen, ausgebucht ist und dem Betriebsrat eine längere Wartezeit nicht zumutbar ist."
(LAG Hamm vom 17. Oktober 2003 - 10 TaBV 83/03)

Kann der Arbeitgeber die Übernahme der Übernachtungskosten verweigern?

Der Arbeitgeber kann die Bezahlung von Übernachtungskosten dann nicht verweigern, wenn der Besuch des weiter entfernten Seminars gerechtfertigt ist und dem Betriebsrat das tägliche Pendeln nicht zugemutet werden kann.

1) Zunächst muss also der Besuch des weiter entfernten Seminars grundsätzlich gerechtfertigt sein.  Näheres hierzu siehe weiter oben.

2) Ist das zu bejahen, geht es um die Frage des Pendelns oder Übernachtens:

Wann ein tägliches Pendeln zwischen Wohnort bzw. Betrieb und Seminarhotel nicht mehr zumutbar ist, richtet sich nach der konkreten Entfernung, vor allem jedoch nach der Fahrdauer im Berufsverkehr, der Erreichbarkeit mit dem öffentlichen Nahverkehr, der Zurverfügungstellung eines Dienstwagens und ähnlichen Kriterien. So hat das Arbeitsgericht Düsseldorf wie folgt entschieden:

"Es ist dem Betriebsratsmitglied in diesem Fall nicht zuzumuten, das Seminar mit täglicher An- und Abreise zu besuchen. Schon die tatsächlichen Gegebenheiten bei einer Entfernung des Seminarortes von 74 Kilometern und einer einfachen Fahrtzeit von mindestens einer Stunde Dauer (im Berufsverkehr eher mehr) sprechen hiergegen."
(Arbeitsgericht Düsseldorf vom 03. September 2004 - 12 BV 56/04)

3) Abschließend sollten Sie noch in Erfahrung bringen, ob eine betriebliche Reise(kosten)richtlinie die Höhe der Hotelkosten beschränkt. Das könnte unter Umständen dazu führen, dass Sie eine günstigere Übernachtungsmöglichkeit suchen müssen. Dadurch darf aber der als wichtig anerkannte allabendliche Austausch unter den am Seminar teilnehmenden Kollegen nicht behindert werden, so das Bundesarbeitsgericht.

"Der sich aus § 40 Abs. 1 BetrVG ergebende Kostenerstattungsanspruch des Betriebsrats für Reisekosten wird der Höhe nach durch die im Betrieb des Arbeitgebers geltende Reisekostenregelung begrenzt. Das gebietet das Begünstigungsverbot des § 78 S. 2 BetrVG.... An der Teilnahme am abendlichen Austausch ist das Betriebsratsmitglied nicht gehindert, wenn es an einem anderen, entweder fußläufig oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbaren Hotel am Tagungsort übernachtet. Der Betriebsrat kann allerdings darlegen, dass solch eine Unterbringungsmöglichkeit nicht zur Verfügung steht."
BAG vom 28. März 2007 - 7 ABR 33/06

Bei Klärung der Frage, ob die Übernachtung außerhalb des Tagungshotels wirklich günstiger ist, ist zu berücksichtigen, dass bei unseren Wochenseminaren – wenn Sie nicht im Tagungshotel übernachten – eine sog. Tagungspauschale im Tagungshotel anfällt, also eine Gebühr für die Zurverfügungstellung des Seminarraums mit Tagungstechnik, das Mittag- oder Abendessen, die Getränke im Tagungsraum, Kaffee, Pausensnacks und dergleichen. Diese Kosten sind nämlich mit in den Übernachtungskosten im Tagungshotel mitenthalten. Dadurch ist die Übernachtung in einem externen Hotel meist nicht mehr billiger als die Übernachtung gleich direkt im Tagungshotel.

Ist bei Seminarbesuchen die Reisezeit immer Arbeitszeit?

Dies hängt sowohl von betrieblichen Regelungen zu Dienstreisen als auch von der üblichen persönlichen Arbeitszeit des Betriebsratsmitglieds ab.

Am besten gehen Sie schrittweise vor:

1. Schritt: Gibt es bei Ihnen im Betrieb eine betriebliche Regelung zu Dienstreisezeiten? Sie wird oft Dienstreiseregelung, Reiserichtlinie, Reisekostenrichtlinie oder ähnlich genannt. Falls ja, so haben Sie diese auch bei Reisen in Ihrer Funktion als Betriebsrat zu beachten. Das folgt aus dem Begünstigungs- und Benachteiligungsverbot des § 78 S. 2 BetrVG. Danach dürfen Betriebsräte  aufgrund ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit weder schlechter noch besser gestellt werden als die anderen Arbeitnehmer des Betriebs.

 

2. Schritt: Gibt es keine derartige Regelung zu Dienstreisen in Ihrem Betrieb, dann ist zwischen den Reisezeiten innerhalb und außerhalb Ihrer üblichen persönlichen Arbeitszeit unterscheiden:

 

  • Liegt die Reisezeit innerhalb Ihrer üblichen persönlichen Arbeitszeit, dann sind Sie nach § 37 Abs. 2 BetrVG ohne Minderung des Arbeitsentgelts von der beruflichen Tätigkeit frei zu stellen. Dabei bezieht sich die übliche persönliche Arbeitszeit auf den zeitlichen Rahmen, der durch Ihren Arbeitsvertrag, Ihren Betrieb bzw. Ihre Abteilung vorgegeben wird. ,kurz gesagt  den zeitlichen Rahmen, in dem Sie Ihre Arbeit zu erbringen haben (z.B. fester Arbeitsbeginn/festes Arbeitszeitende oder Gleitzeitrahmen).

Beispiel 1 feste Arbeitszeiten: Sie haben eine tägliche feste Arbeitszeit von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Reisen Sie nun von 12:00 Uhr bis 17:00 Uhr an, dann liegt die Reisezeit problemlos innerhalb Ihrer persönlichen Arbeitszeit.

Beispiel 2 Gleitzeit: Sie haben eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden, die Sie flexibel zwischen 06:00 Uhr morgens und 19:00 Uhr abends erbringen können(sog. Gleitzeitrahmen). Selbst wenn Sie persönlich immer zwischen 6:00 Uhr und 14:30 Uhr arbeiten, könnten Sie problemlos im kompletten Gleitzeitrahmen, also bis 19:00 Uhr anreisen - und die Reisezeit zählt als Ihre Arbeitszeit.

Erfahrungsgemäß reisen Betriebsratsmitglieder bei dem ifb-Seminarbeginn um 18:00 Uhr oder auch um 13:30 Uhr sehr häufig innerhalb Ihrer üblichen persönlichen Arbeitszeit an.

 

  • Liegt die Reisezeit außerhalb Ihrer üblichen persönlichen Arbeitszeit, also nach Feierabend (Achtung: Bei Gleitzeit außerhalb des Gleitzeitrahmens) oder an arbeitsfreien Tagen (Sonn- und Feiertag etc.), dann haben Sie nach § 37 Abs. 6 S. 2 in Verbindung mit Abs. 3 BetrVG nur dann einen Anspruch auf Freizeitausgleich , wenn  Ihre An- bzw. Abreise  aus betriebsbedingten Gründen außerhalb Ihrer Arbeitszeit erfolgt.

Betriebsbedingte Gründe liegen dann vor, wenn der Arbeitgeber Einfluss darauf hat, dass die Reise nicht während der Arbeitszeit stattfindet; zum Beispiel entweder direkt auf Wunsch des Arbeitgebers (etwa die Bitte des Arbeitgebers, einen dringenden Auftrag noch zu erledigen und dafür etwas später anzureisen) oder wegen Besonderheiten in der betrieblichen Arbeitszeitgestaltung (z.B. Schichtarbeit). Fehlt es an einem betriebsbedingten Grund, dann haben Sie auch keinen Ausgleichsanspruch.

Beispiel 1: Arbeiten Sie am Sonntag (oder am gesetzlichen Feiertag) normalerweise nicht, reisen aber an diesem Tag zum Seminar an, so haben Sie keinen Anspruch auf Freizeitausgleich für die Reisezeit. Denn die Betriebsratstätigkeit außerhalb der Arbeitszeit ist nicht betriebsbedingt (nicht der Arbeitgeber hat darum gebeten), sondern der Betriebsrat selbst hat die Schulung (und damit mittelbar auch die Anreisezeit) beschlossen. Daher beginnen unsere Seminare nicht vor Montagmittag – so haben Sie die Möglichkeit am Montagvormittag (oder eben vor dem entsprechenden Seminarbeginn) anzureisen.

Beispiel 2: Ihre Arbeitszeit geht am Freitag nur bis 12:00 Uhr mittags. Sie starten Ihre Rückreise nach dem Seminar um 12:00 Uhr. Dann haben Sie für diese Reisezeit keinen Anspruch auf Freizeitausgleich. Denn die Rückreise erfolgt nicht aus betriebsbedingten Gründen außerhalb Ihrer Arbeitszeit, sondern weil das Seminar eben nicht früher geendet hat.

 

3. Schritt: Auch an Reisetagen ist – wie an (reinen) Schulungstagen der Freizeitausgleich auf die betriebs- bzw. abteilungsübliche Arbeitszeit eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers begrenzt. Daher gilt, wie bereits erwähnt: Falls die An- oder Abreise außerhalb dieser zu vergleichenden Arbeitszeit stattfindet, gibt es keinen Freizeitausgleich. Eine Ausnahme davon gilt bei Teilzeitbeschäftigung, siehe nächste Frage.

Tipp für die Praxis: Bei dieser komplexen Thematik empfiehlt es sich, mit dem Arbeitgeber eine klare Regelung zum Thema Reisezeit vor Ihren Seminarbesuchen zu treffen. Sie können natürlich Ihre Anreise so (vorver-)legen, dass Sie in jedem Fall während Ihrer Arbeitszeit anreisen. Verlangt Ihr Arbeitgeber daraufhin, dass Sie an diesem Tag noch arbeiten und erst in Ihrer Freizeit anreisen, dann haben Sie einen Anspruch auf Freizeitausgleich. Ihre Anreise erfolgt in diesem Fall dann auf Wunsch des Arbeitgebers in Ihrer Freizeit.

 

Rechtsprechung zur betrieblichen Reiserichtlinie: "Ein Betriebsratsmitglied kann nach § 37 Abs. 3 S. 1 BetrVG zum Ausgleich für Fahrtzeiten, die mit der Betriebsratstätigkeit im unmittelbaren Zusammenhang stehen, Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts nach den im Betrieb des Arbeitgebers geltenden tarifvertraglichen oder betrieblichen Regelungen über die Durchführung von Dienstreisen beanspruchen."
(BAG vom 16. April 2003 - 7 AZR 423/01)

 

Reisezeiten, die ein Betriebsratsmitglied außerhalb seiner Arbeitszeit im Zusammenhang mit betriebsverfassungsrechtlichen Aufgaben aufwendet, können einen Anspruch auf Freizeitausgleich nach § 37 Abs. 3 S. 1 BetrVG mit Zuschlägen auslösen, wenn eine im Betrieb geltende tarifliche oder betriebliche Regelung über Dienstreisen die Bewertung von Reisezeiten der Arbeitnehmer als Arbeitszeit vorsieht.

"Für die Dauer des Freizeitausgleichs hat der Arbeitgeber nach dem Lohnausfallprinzip grundsätzlich die Vergütung zu zahlen, die dem Arbeitnehmer zustünde, wenn er keinen Freizeitausgleich erhalten, sondern gearbeitet hätte. Dazu gehören auch die in einem Tarifvertrag geregelten Zeitzuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit. Dies gilt ebenso für Vergütungsansprüche des Betriebsratsmitglieds, das für Reisezeiten im Zusammenhang mit Betriebsratstätigkeit Freizeitausgleich erhält."
(BAG vom 12. September 2009 - 7 AZR 218/08)

 

Wie sieht es mit einem Ausgleich für die Reisezeit bei einem teilzeitbeschäftigten Betriebsratsmitglied aus?

Bei dieser Frage ist zunächst auf die allgemeinen Ausführungen zur Reisezeit zu verweisen: Gibt es eine betriebliche Regelung zu Reisezeiten, so ist auch diese zu beachten.

Weiterhin gilt: Wenn Sie wegen Teilzeitarbeit außerhalb Ihrer Arbeitszeit zum Seminar anreisen, haben Sie einen Anspruch auf Freizeitausgleich auch für diese Zeiten, allerdings begrenzt auf die Arbeitszeit eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers (§ 37 Abs. 6 S.2 BetrVG). Anders gesagt heißt das: Eine Teilzeitkraft erhält bei der An- und Abreise dieselbe Arbeitszeit gutgeschrieben wie eine Vollzeitkraft.

 

Die Teilzeitkraft wird gleichzeitig aber auch nicht besser gestellt wie die Vollzeitkraft:

"Ein Anspruch auf bezahlte Arbeitsbefreiung nach § 37 Abs. 6 S. 1 und 2 in Verbindung mit § 37 Abs. 3 S. 1 BetrVG besteht nur dann, wenn die Reise wegen der Teilzeitbeschäftigung des Betriebsratsmitglieds außerhalb seiner Arbeitszeit erfolgt ist. Das ist nicht der Fall, wenn die Reise auch außerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers durchgeführt wurde."
(BAG vom 10. November 2004 - 7 AZR 131/04)

 

Diese Gleichstellung von Teilzeit- mit Vollzeitkräften gilt natürlich auch für Seminartage ohne Reisezeiten:

"Ein teilzeitbeschäftigtes Betriebsratsmitglied hat zum Ausgleich für die außerhalb seiner Arbeitszeit erfolgte Teilnahme an einer erforderlichen Betriebsratsschulung nach § 37 Abs. 6 S. 1 und 2 in Verbindung mit § 37 Abs. 3 S. 1 BetrVG Anspruch auf entsprechende Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts. Nach § 37 Abs. 6 S. 2 Halbs. 2 BetrVG ist der Ausgleichsanspruch - unter Berücksichtigung einer nach § 37 Abs. 2 BetrVG gewährten Arbeitsbefreiung - begrenzt auf die Arbeitszeit eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers an dem jeweiligen Schulungstag."

"Ausgleichspflichtig i.S. von § 37 Abs. 6 S. 1 und 2 in Verbindung mit § 37 Abs. 3 S. 1 BetrVG sind nicht nur die reinen Schulungszeiten, sondern auch die während des Schulungstags anfallenden Pausen sowie die zur Teilnahme an der Schulung notwendigen Reisezeiten."
(BAG vom 16. Februar 2005 - 7 AZR 330/04)

Wie sieht es mit der Erstattung der Verpflegungskosten durch den Arbeitgeber aus?

Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber muss dem Betriebsratsmitglied die kompletten Verpflegungskosten während des Seminars bezahlen.

Davon sind natürlich Kosten für die individuelle persönliche Lebensführung, zum Beispiel für Zigaretten oder Alkohol, ausgenommen.

Auch hier kann sich die Frage stellen, wie sich eine betriebliche Reise(kosten)regelung auswirkt, die die Verpflegungskosten auf einen bestimmten Tagessatz begrenzt. Schließlich gilt so eine Reise(kosten)regelung auch für ihre Betriebsratstätigkeit und kann neben den Übernachtungs- auch die Verpflegungskosten beschränken. Für die Rechtsprechung ist dabei entscheidend, inwieweit das Betriebsratsmitglied diese Kosten beeinflussen kann. Übernachtungskosten sind in der Regel beinflussbar, schließlich kann sich das Betriebsratsmitglied ein günstigeres Hotel suchen. Bei den Verpflegungskosten ist das meist anders. Ein bestimmter Verpflegungsaufwand wird bei Ihrem Seminarbesuch durch das Hotel in Form einer Tagungspauschale geltend gemacht, die für jeden Teilnehmer gleich hoch und nicht veränderbar ist. Da diese Tagungspauschale von Ihnen nicht beeinflusst werden kann, haben Sie an dieser Stelle keine Möglichkeit, Kosten zu sparen. Eine solche Pauschale muss daher vom Arbeitgeber übernommen werden, auch wenn sie höher ist als die betriebliche Reise(kosten)regelung dies vorsieht.

"Entstehen einem Betriebsratsmitglied durch die Teilnahme an einer Schulungsveranstaltung nach § 37 Abs. 6 BetrVG Kosten, die von ihm in der Höhe nicht beeinflussbar sind, kann dem Anspruch auf Freistellung nicht entgegengehalten werden, dass nach der im Betrieb bestehenden Reisekostenregelung diese Kosten nicht zu ersetzen sind."
BAG vom 07. Juni 1984 - 6 ABR 66/81

 

Hinweis: Die unveränderbare Mindest-Pauschale bei ifb-Seminaren ist TP/HP (Tagungspauschale/ Halbpension), mit Ausnahme bei Fachtagungen - dort TP/VP (Tagungspauschale/ Vollpension), das heißt, sie bezieht sich nur auf Tagungsgetränke, Kaffeepausen und eine Mahlzeit. Die weiteren Verpflegungsbestandteile (Frühstück, 2. Mahlzeit) sind frei wählbar und damit beeinflussbare Kosten.

Tipp!

Versuchen Sie das Thema „Reise- und Hotelkosten" mit Ihrem Arbeitgeber zu klären! Dem Kostenschonung-Argument des Arbeitgebers steht die Erforderlichkeit von Seminarbesuchen durch den Betriebsrat gegenüber.

Hier ist eine Abwägung erforderlich: Je gewichtiger Ihre Gründe für den Seminarbesuch sind, desto mehr tritt das Recht des Arbeitgebers auf Kostenschonung hinter dem Recht des Betriebsrates auf effektive Schulung zurück. Das ifb hilft Ihnen zudem mit den ifb-Bahntickets, Reisekosten einzusparen.

Weitere nützliche Tipps und Informationen rund um Ihren Schulungsanspruch

Wie Sie den passenden Zeitpunkt unter Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeit wählen, lesen Sie hier!

 

Wie Sie einen wirksamen Beschluss zur Schulungsteilnahme treffen, lesen Sie hier!
 

Wie Sie ihren Anspruch auf Schulung durchsetzen und Widersprüche entkräften, erfahren Sie hier!

 

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